L’indicateur 16 exige des organismes de formation qu’ils informent leurs bénéficiaires sur les conditions de passage de la certification visée, dès l’entrée en parcours et de manière adaptée.
L’indicateur 16 impose aux organismes de communiquer aux bénéficiaires, de manière adaptée et documentée, les modalités précises de passage de la certification (épreuves, calendrier, prérequis, aménagements, jury, etc.) tout au long du parcours, et de conserver les preuves de cette transmission.
L’indicateur 16 du référentiel national qualité exige que le prestataire informe chaque bénéficiaire sur les conditions de passage de la certification visée, en amont et pendant le parcours.
L’organisme de formation doit concevoir, mettre à disposition et tracer une information complète, accessible et individualisée sur les épreuves, les dates, les exigences de la certification. L’auditeur vérifiera que cette information est systématiquement délivrée, actualisée et conservée sous forme de preuves, et qu’elle s’adapte aux besoins spécifiques des publics.
Au sein du critère 3 « Adaptation aux publics bénéficiaires et accompagnement », l’indicateur 16 vise à garantir que toute personne engagée dans une action de formation destinée à préparer une certification est pleinement informée des conditions de passage de cette certification. Cette obligation s’applique principalement aux actions de formation par apprentissage et aux actions permettant de valider des blocs de compétences, mais elle peut aussi concerner d’autres prestations certifiantes selon le positionnement de l’organisme.
Concrètement, l’indicateur 16 impose de fournir des renseignements détaillés sur la nature des épreuves (écrites, orales, pratiques, mises en situation), les dates et lieux, la composition du jury, les critères d’évaluation, les prérequis éventuels, les modalités d’inscription, ainsi que les possibilités d’aménagement pour les publics en situation de handicap. L’information doit être délivrée dès le début du parcours, voire avant l’inscription, et rappelée régulièrement afin que le bénéficiaire puisse se préparer sereinement.
L’objectif est double : assurer la transparence vis-à-vis du bénéficiaire et contribuer à sa réussite en lui permettant d’anticiper les exigences. L’auditeur ne cherchera pas seulement à contrôler la production de documents, mais aussi leur effectivité et leur adaptation aux différents profils.
Lors de l’audit, l’organisme doit démontrer qu’il a mis en œuvre un processus robuste et systématique d’information sur la présentation à la certification. L’auditeur examine les preuves de transmission (accusés de réception, échanges de courriels, émargements de séances d’information, captures d’écran d’un extranet) et la qualité des contenus communiqués. Il attend que l’information soit à jour, fiable et cohérente avec les référentiels des certificateurs.
Pour les apprentis, par exemple, une réunion dédiée en début de formation peut être exigée, avec un support présentant le règlement d’examen, le planning prévisionnel et les contacts utiles. L’auditeur peut interroger des bénéficiaires pour confirmer qu’ils ont bien reçu et compris ces informations. Si l’organisme accueille des publics en situation de handicap, des aménagements sont requis : supports en caractères agrandis, sous-titrage de vidéos, temps supplémentaire, recours à un interprète, orientation vers un référent handicap, etc.
L’auditeur n’attend pas une simple transmission passive, mais une démarche proactive : relances, vérification de la bonne réception, actualisation en cas de modification des modalités de certification. Le niveau attendu est celui d’une information accessible, personnalisée et tracée.
Les preuves matérielles sont cruciales pour satisfaire l’indicateur 16. Elles doivent attester que l’information sur la certification a été transmise de manière explicite à chaque bénéficiaire. Voici les principaux types de preuves attendues :
| Type de preuve | Contenu minimal | Exemples concrets |
|---|---|---|
| Document d’information général | Règlement d’examen, modalités des épreuves, dates, lieux, jury | Livret d’accueil, plaquette de présentation de la certification, page dédiée sur l’extranet |
| Supports de réunions collectives | Présentation détaillée de la certification et des étapes | Diaporama, compte rendu de réunion, feuille d’émargement |
| Preuves de diffusion individuelle | Envoi nominatif d’un guide de la certification | Courriels avec pièce jointe, notification dans l’espace personnel du bénéficiaire, accusé de réception |
| Attestation de lecture ou de prise de connaissance | Confirmation par le bénéficiaire qu’il a bien pris connaissance des informations | Formulaire signé, case à cocher dans un outil LMS, quizz de vérification |
| Preuves d’adaptation au handicap | Version accessible du document d’information, échange avec un référent handicap | Document en FALC, courriel confirmant un aménagement d’épreuve, devis d’interprétariat |
Ces preuves doivent être conservées pendant toute la durée du parcours et au-delà, selon les obligations de traçabilité en vigueur.
| Non-conformité | Comment l’éviter |
|---|---|
| Absence de document formalisé présentant les conditions de passage de la certification | Rédiger un guide de la certification exhaustif, validé par le certificateur, et le diffuser systématiquement à chaque nouveau bénéficiaire. |
| Information trop générique ou obsolète | Mettre à jour les supports à chaque révision du référentiel de certification et s’assurer que les dates et modalités sont exactes. |
| Pas de trace de transmission individuelle | Exiger un accusé de réception, un émargement ou une validation électronique pour chaque bénéficiaire. |
| Oubli de l’information sur les aménagements pour le handicap | Intégrer un volet « Accessibilité et aménagements » dans tous les supports, et désigner un référent handicap visible. |
| Absence d’actualisation en cours de parcours | Planifier des points réguliers avec les bénéficiaires pour rappeler les échéances et diffuser toute modification. |
Imaginons un CFA spécialisé dans la préparation au CAP Cuisine. Dès l’admission, le livret de l’apprenti remis lors de la signature du contrat intègre un mémo « Passage du CAP » détaillant : les deux épreuves écrites (technologie, sciences appliquées) et les épreuves pratiques (cuisine, service), la durée de chacune, les coefficients, les périodes d’examen (juin et septembre), les modalités de rattrapage, et les coordonnées du service académique. Ce mémo est également disponible en version audio et en FALC pour les apprentis dyslexiques.
Le CFA organise en novembre une réunion d’information avec le responsable pédagogique, le DDFPT et un apprenti témoin. Une feuille d’émargement est signée, et la présentation Powerpoint est envoyée par courriel à chaque apprenti avec demande d’accusé de réception. Un extranet permet de consulter son planning personnalisé de passage des épreuves blanches et officielles. En mars, un deuxième point collectif rappelle les dates exactes et les aménagements individuels accordés (temps tiers-temps pour un apprenti reconnu TH). En cas d’absence d’un apprenti à la réunion, un entretien individuel est programmé avec le référent handicap ou le formateur référent. Tous les échanges sont conservés dans le dossier numérique de l’apprenti.
Les évolutions récentes des textes relatifs au référentiel national qualité n’ont pas modifié substantiellement l’indicateur 16, mais l’accent a été renforcé sur l’adaptation aux publics en situation de handicap. Les audits récents montrent une attention accrue portée à la traçabilité individuelle et à l’accessibilité numérique des supports. Les organismes sont invités à suivre les publications officielles du ministère du Travail et à s’informer régulièrement des retours d’expérience diffusés par des outils de veille collaborative. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
Non, il s’applique principalement aux actions de formation par apprentissage et aux actions permettant de valider des blocs de compétences. D’autres prestations certifiantes peuvent être concernées selon le périmètre de votre certification.
Vous devez informer sur la nature des épreuves, le calendrier, les lieux, les prérequis, la composition du jury, les critères d’évaluation, les modalités de rattrapage et les aménagements possibles pour les personnes en situation de handicap.
L’auditeur attend une preuve de transmission individuelle. Un accusé de réception (courriel, émargement, confirmation électronique) est fortement recommandé pour démontrer que chaque bénéficiaire a bien été destinataire de l’information.
Une feuille d’émargement d’une réunion collective est une preuve acceptable si elle est couplée à un support détaillé. Mais il est conseillé de doubler cette information par un document individuel remis ou envoyé à chaque bénéficiaire.
Vous devez vous procurer les informations fiables auprès du certificateur et les retranscrire dans vos propres supports. Votre responsabilité est d’assurer la diffusion de ces informations à vos bénéficiaires, même si la certification est délivrée par un tiers.
L’esprit du référentiel est d’informer au plus tôt, si possible avant l’inscription, pour permettre au bénéficiaire de prendre une décision éclairée. Une information préalable succincte peut être complétée par un guide détaillé dès le début du parcours.
Oui, à condition de pouvoir prouver que chaque bénéficiaire y a accédé. Vous devez conserver des traces de connexion, de téléchargement ou de validation en ligne (par exemple, une activité « consultée » avec horodatage).
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Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.