Le critère 3 du Référentiel national qualité exige de l’organisme de formation qu’il adapte sa prestation aux caractéristiques des publics accueillis et les accompagne tout au long du parcours. Il couvre à la fois les stagiaires de la formation professionnelle continue et, de manière spécifique, les apprentis. Découvrez comment démontrer votre conformité sur les huit indicateurs associés.
Le critère 3 Qualiopi vérifie que l’organisme de formation prend en compte les besoins spécifiques de chaque public (handicap, prérequis, contraintes) pour garantir le bon déroulement et l’atteinte des objectifs de la prestation. Il s’applique à toutes les actions de formation et, pour l’apprentissage, exige une coordination renforcée entre l’apprenti, l’employeur et le centre de formation, ainsi que le respect de droits et devoirs spécifiques.
Le critère 3 du RNQ évalue la capacité de l’organisme à adapter ses formations aux profils des bénéficiaires et à les accompagner, y compris les apprentis, pour favoriser la réussite.
Pour satisfaire au critère 3, l’organisme doit démontrer qu’il analyse les besoins des apprenants en amont et adapte en continu les conditions de déroulement, les méthodes pédagogiques et le suivi individuel. En apprentissage, il faut en plus mettre en place une coordination tripartite, sensibiliser à la citoyenneté et préparer à la certification. Les preuves reposent sur des outils de diagnostic, des aménagements documentés et des supports de suivi formalisés.
Le critère 3 du Référentiel national qualité place le bénéficiaire au cœur du dispositif de formation. Il vise à garantir que tout organisme de formation adapte ses prestations en fonction des profils, des besoins et des contraintes de chaque public, afin que chacun puisse progresser dans les meilleures conditions. Cette obligation couvre l’intégralité du parcours : de l’information préalable à l’atteinte des objectifs, en passant par la réalisation pédagogique.
Concrètement, il s’agit de démontrer que l’organisme ne se contente pas de délivrer un contenu standardisé, mais qu’il analyse les situations individuelles (handicap, expérience, disponibilité, prérequis) et prévoit des aménagements raisonnables. Les indicateurs rattachés exigent des preuves d’un suivi actif, de l’engagement des apprenants et, le cas échéant, d’une coordination avec les parties prenantes externes.
Pour les formations par apprentissage, le critère 3 se renforce d’exigences spécifiques : coordination du triptyque apprenti-employeur-centre de formation, sensibilisation à l’exercice de la citoyenneté, information sur les droits et devoirs, et présentation structurée à la certification. Cette double dimension – adaptation générale et obligations liées au contrat d’apprentissage – fait du critère 3 un pilier de la qualité perçue par les bénéficiaires et attendue par les financeurs.
| Indicateur | Exigence générale |
|---|---|
| 9. Conditions de déroulement de la prestation | L’organisme s’assure que les conditions matérielles, pédagogiques et d’encadrement permettent un bon déroulement de la formation pour chaque bénéficiaire. |
| 10. Adaptation de la prestation aux apprenants | L’organisme prévoit et met en œuvre des aménagements pédagogiques, techniques ou organisationnels en fonction des profils, des besoins spécifiques et des situations individuelles. |
| 11. Atteinte des objectifs | L’organisme suit l’acquisition des compétences visées et ajuste si nécessaire le parcours pour permettre à chaque bénéficiaire d’atteindre les objectifs. |
| 12. Engagement des bénéficiaires | L’organisme suit l’assiduité, la participation et la persévérance des apprenants, et réagit en cas de décrochage. |
| 13. Coordination des apprentis (si applicable) | L’organisme met en place une coordination formalisée avec l’employeur et le tuteur pour garantir la cohérence de la formation en centre et en entreprise. |
| 14. Exercice de la citoyenneté (si applicable) | L’organisme intègre des temps de sensibilisation à la citoyenneté, aux valeurs républicaines et au développement durable. |
| 15. Droits et devoirs de l’apprenti (si applicable) | L’organisme informe l’apprenti sur ses droits et devoirs en tant que salarié et apprenant, et s’assure de leur compréhension. |
| 16. Présentation à la certification (si applicable) | L’organisme prépare et accompagne l’apprenti jusqu’à la présentation aux épreuves finales de certification. |
Pour les organismes ne délivrant pas de formation par apprentissage, seuls les indicateurs 9 à 12 sont à renseigner. La présence des indicateurs 13 à 16 dépend donc de l’activité déclarée.
L’auditeur ne vérifie pas seulement l’existence de procédures écrites, mais leur effectivité et leur appropriation sur le terrain. Pour le critère 3, il s’attend à ce que l’organisme puisse démontrer, preuves à l’appui, une démarche individualisée et systématique d’adaptation.
Concernant les indicateurs 9 et 10, l’auditeur examinera les éléments de diagnostic initial (questionnaire, entretien) et les traces d’aménagements mis en place : support adapté, temps supplémentaire, mobilisation d’un référent handicap, etc. Il pourra interroger un échantillon de formateurs et d’apprenants pour confronter les pratiques déclarées.
Pour l’indicateur 11, des évaluations régulières, des bilans intermédiaires et, le cas échéant, des réorientations de parcours sont attendus. L’indicateur 12 suppose un suivi de l’assiduité et de la participation qui ne se limite pas aux émargements : l’auditeur s’intéressera aux actions correctives en cas d’absence répétée ou de désengagement.
Sur le volet apprentissage, l’exigence monte d’un cran : l’auditeur vérifie la réalité de la coordination tripartite (livrets de suivi, comptes rendus de visites), l’effectivité des modules citoyens (programme, émargements), la délivrance d’une information sur les droits et devoirs (livret d’accueil, affichages) et l’accompagnement à la certification (planning de révision, inscription aux examens). Chaque exigence doit être documentée de manière datée et nominative.
Le critère 3 mobilise un ensemble de documents qui, bien structurés, peuvent servir plusieurs indicateurs à la fois. Il est donc stratégique de constituer un dossier individuel par bénéficiaire regroupant :
Pour l’apprentissage, des preuves additionnelles sont indispensables : le contrat d’apprentissage, la convention de formation, le livret de suivi en entreprise (ou équivalent numérique), les comptes rendus de visites et de réunions tripartites. Les modules citoyenneté doivent faire l’objet d’une traçabilité (programme, liste d’émargement). Enfin, pour l’indicateur 16, l’organisme doit conserver les justificatifs de préparation à la certification : planning de révisions, examens blancs, convocations, et tout échange avec le certificateur.
La clé réside dans l’actualisation régulière de ces preuves. L’auditeur appréciera la capacité de l’organisme à produire des éléments récents, cohérents avec la période couverte par l’audit.
| Non-conformité relevée | Approche recommandée |
|---|---|
| Absence d’analyse individuelle des besoins | Généraliser un bilan de positionnement à l’entrée et en conserver la trace écrite. |
| Aménagements non documentés | Noter toute adaptation (supports, temps, assistance) dans un registre ou dans le dossier individuel de l’apprenant. |
| Suivi d’engagement limité aux feuilles de présence | Instaurer un processus d’alerte interne (tableau de bord, réunion mensuelle) pour repérer les décrochages et y répondre. |
| Coordination tripartite inexistante ou informelle | Établir un livret de suivi ou utiliser un outil numérique partagé, et fixer un minimum de rencontres formalisées par période. |
| Omission des modules citoyenneté | Inscrire ces modules au programme dès la contractualisation et suivre leur réalisation effective. |
| Absence de préparation structurée à la certification | Élaborer un rétroplanning des échéances, proposer des séances de révision et conserver les preuves d’entraînement. |
Adoptez une approche préventive plutôt que corrective : anticipez les besoins d’adaptation dès la conception des formations. Formez vos formateurs aux bases de la pédagogie différenciée et de l’accueil des personnes en situation de handicap ; cela évitera les improvisations de dernière minute.
Centralisez les informations dans un système de gestion des apprenants pour faciliter le suivi et la production des preuves lors de l’audit. N’hésitez pas à collaborer avec des structures spécialisées comme l’Agefiph ou les Cap Emploi pour obtenir des conseils ou des financements d’aménagements.
Pour l’apprentissage, sécurisez le volet tripartite en contractualisant les modalités de coordination dans la convention de formation. Impliquez les tuteurs en entreprise dans les évaluations intermédiaires pour renforcer la cohérence du parcours. Enfin, ne minimisez pas les indicateurs citoyenneté et droits/devoirs : un livret d’accueil clair, une affiche réglementaire et une information détaillée en début de contrat suffisent souvent à satisfaire l’exigence.
Les exigences relatives au critère 3 sont stables, mais des évolutions réglementaires touchant l’apprentissage (droits et devoirs, citoyenneté) peuvent intervenir. Il est recommandé de suivre les publications du ministère du Travail via les canaux officiels et de consulter régulièrement les notes d’information des branches professionnelles et des Opco. Les organismes de formation peuvent également s’appuyer sur des outils de veille collaborative internes pour capitaliser les retours terrain. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
Non. Les indicateurs 13 (coordination), 14 (citoyenneté), 15 (droits et devoirs) et 16 (certification) ne s’appliquent qu’aux organismes qui dispensent des formations par apprentissage. Les autres organismes sont uniquement tenus de satisfaire aux indicateurs 9 à 12.
L’adaptation doit être proportionnée et fondée sur les besoins exprimés ou constatés. Il ne s’agit pas de déployer des dispositifs lourds de manière systématique, mais de prévoir des mesures accessibles (support adapté, temps supplémentaire, accessibilité numérique) et, si nécessaire, de mobiliser un partenaire spécialisé pour des cas complexes.
L’organisme doit pouvoir justifier d’un suivi de l’assiduité et de la participation active des bénéficiaires : relevés d’émargement, comptes rendus d’échanges individuels, tableaux de bord montrant les alertes et actions correctives. Cela ne se réduit pas au simple comptage des présences.
La coordination s’appuie sur un contact régulier entre le formateur référent, le tuteur en entreprise et l’apprenti. Un livret de suivi ou une plateforme partagée permet de tracer les visites, les objectifs d’apprentissage en entreprise et les difficultés rencontrées. Des réunions tripartites, en présentiel ou à distance, formalisent cette coordination.
Les thèmes à aborder incluent typiquement l’égalité femmes-hommes, la laïcité, le développement durable, la lutte contre les discriminations et les droits fondamentaux. L’organisme peut les intégrer dans des modules dédiés ou les diffuser de manière transversale dans le programme de formation.
Non. L’indicateur 15 exige que l’organisme s’assure que l’apprenti connaît ses droits et obligations (règlement intérieur, durée du travail, congés, santé/sécurité) et dispose d’un interlocuteur pour toute question. Une procédure écrite ou un livret d’accueil peut servir de support.
L’organisme doit prouver qu’il prépare activement les apprentis aux épreuves : planning de révision, examens blancs, information sur les modalités de certification, inscription administrative. Les échanges avec le certificateur et les preuves d’accompagnement personnalisé seront examinés.
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Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.