L’indicateur 13 du référentiel Qualiopi porte sur la coordination des apprentis, essentielle pour sécuriser les parcours en alternance.
L’indicateur 13 exige que l’organisme de formation formalise et mette en œuvre des modalités de coordination entre l’apprenti, l’entreprise d’accueil et l’organisme lui-même. Il s’agit de définir les rôles, les outils de liaison, les fréquences de contacts et de garantir une communication régulière pour prévenir les ruptures de contrat et assurer la continuité pédagogique.
L’indicateur 13 du référentiel national qualité impose aux organismes de formation par apprentissage de définir et d’appliquer des procédures de coordination entre l’apprenti, le maître d’apprentissage et le centre de formation.
Concrètement, l’organisme doit documenter comment il organise les échanges tripartites (réunions, livret d’apprentissage numérique, visites en entreprise) et les planifier dans le temps. Lors de l’audit, l’auditeur vérifiera que ces modalités sont effectivement appliquées, tracées et que les parties prenantes les connaissent.
L’indicateur 13 s’inscrit dans le critère 3 « Adaptation aux publics bénéficiaires et accompagnement » du référentiel national qualité. Il concerne exclusivement les organismes qui dispensent des formations par apprentissage. L’exigence est claire : formaliser puis déployer des modalités de coordination entre les trois acteurs clés de l’alternance – l’apprenti, l’entreprise (et en particulier le maître d’apprentissage) et l’organisme de formation. Cette coordination vise à créer un lien fonctionnel tout au long du parcours, depuis l’accueil jusqu’à la certification.
Les textes relatifs au référentiel national qualité ne dictent pas un outil ou une procédure unique, mais attendent que l’organisme définisse précisément comment s’organisent les échanges. Il peut s’agir de rencontres physiques régulières, d’entretiens téléphoniques ou en visioconférence, de l’utilisation d’un livret d’apprentissage numérique, de visites en entreprise ou de réunions de bilan. L’important est que ces moyens soient structurés, planifiés et connus de tous. Selon l’activité, la coordination peut aussi impliquer les tuteurs internes si la formation comporte une part de mise en situation professionnelle en centre.
L’indicateur 13 ne doit pas être confondu avec d’autres du critère 3, comme l’indicateur 12 sur l’accompagnement des publics ou l’indicateur 14 sur la personnalisation. Il se focalise sur la liaison tripartite pour les seuls apprentis. Une bonne coordination réduit les risques d’abandon, favorise l’acquisition des compétences et sécurise le contrat d’apprentissage.
Lors de l’audit de certification Qualiopi, l’auditeur ne se contentera pas de vérifier l’existence d’un document décrivant la coordination. Il cherchera à constater que celle-ci est opérationnelle et effective. Le niveau attendu est donc double : une formalisation écrite accessible et une mise en œuvre réelle sur le terrain. Les auditeurs s’appuient sur le guide de lecture diffusé par une source institutionnelle, qui détaille les éléments probants.
Concrètement, il s’agit de démontrer que la coordination est planifiée (calendrier, fréquence des contacts), que des comptes rendus ou traces existent (fiches de suivi, comptes rendus de visites, échanges de courriels formalisés) et que les parties prenantes ont été informées de ces modalités. L’auditeur pourra interroger les apprentis ou les maîtres d’apprentissage lors d’entretiens pour s’assurer de la réalité des pratiques. Les preuves doivent couvrir la période récente, cohérente avec le cycle d’audit, et concerner plusieurs dossiers d’apprentis pour attester d’une mise en œuvre homogène.
Un simple livret d’apprentissage remis sans suivi n’est pas suffisant. L’organisme doit prouver qu’il organise activement les échanges et que les informations circulent. L’auditeur appréciera également la cohérence des outils avec la réalité de l’alternance : par exemple, la tenue régulière de visites en entreprise ou l’existence d’un espace numérique de liaison.
Pour satisfaire à l’indicateur 13, l’organisme doit produire un ensemble de preuves documentaires et de traces d’exécution. Ces preuves sont examinées par l’auditeur afin de vérifier la conformité. Elles doivent être facilement accessibles et couvrir toutes les étapes de la coordination.
| Type de preuve | Exemples |
|---|---|
| Document de formalisation des modalités | Procédure écrite décrivant les rôles, outils, fréquences ; charte de l’alternance ; livret d’accueil mentionnant les engagements de coordination. |
| Outils de liaison | Livret d’apprentissage numérique ou papier, carnet de suivi, plateforme collaborative, cahier de liaison. |
| Planification des échanges | Calendrier prévisionnel des visites en entreprise, échéancier des réunions tripartites, agenda partagé. |
| Traces de réalisation | Comptes rendus de rencontres, fiches de suivi signées, comptes rendus de visites en entreprise, courriels formalisés. |
| Preuves d’information des parties | Accusés de réception de la charte, émargements lors de réunions, notifications via le logiciel de gestion. |
Ces preuves doivent couvrir un échantillon d’apprentis sur une période récente, cohérente avec le cycle d’audit. L’auditeur portera une attention particulière à la régularité des contacts et à la participation effective de toutes les parties. Le cas échéant, des adaptations peuvent être prévues pour les apprentis en situation de handicap, comme des réunions en visioconférence avec un outil de sous-titrage ou une durée de rendez-vous allongée.
| Non-conformité | Comment l’éviter |
|---|---|
| Absence de formalisation écrite des modalités de coordination | Rédiger une procédure ou une charte explicitant clairement les engagements de chaque partie, les outils et les fréquences. |
| Coordination non effective ou non tracée | Mettre en place un système de suivi systématique : fiches de visite signées, comptes rendus de réunions, copies d’écran d’échanges numériques. |
| Utilisation d’outils non adaptés ou non partagés | Choisir un livret d’apprentissage accessible à toutes les parties (format numérique avec notifications, ou papier avec circulation). S’assurer que chacun y a accès. |
| Irégularité des contacts ou absence de calendrier | Planifier dès le début du contrat un échéancier des visites et réunions, avec rappels automatiques le cas échéant. |
| Non-information des parties prenantes | Faire signer une charte d’alternance à l’apprenti et au maître d’apprentissage, mentionner les modalités dans la convention de formation. |
Prenons l’exemple d’un organisme de formation qui prépare à un titre professionnel de niveau 5 en maintenance industrielle, avec des promotions de 20 apprentis en alternance sur 12 mois (2 semaines en centre, 2 semaines en entreprise). L’organisme a formalisé une « Charte de l’alternance » remise et signée lors de l’intégration. Cette charte détaille les modalités de coordination : un coordinateur pédagogique dédié, un livret d’apprentissage numérique via une plateforme institutionnelle, des visites en entreprise à fréquence bimestrielle et deux bilans tripartites (mi-parcours et fin de formation).
Lors de la première semaine, le coordinateur rencontre chaque apprenti et son maître d’apprentissage (en présentiel ou en visioconférence) pour fixer les objectifs et le calendrier des visites. Chaque visite donne lieu à un compte rendu signé, saisi dans le livret numérique. Les bilans tripartites sont programmés aux mois 6 et 12, et donnent lieu à des comptes rendus partagés. Tous les échanges sont tracés : courriels de convocation, comptes rendus, notifications sur la plateforme.
Pour l’audit, l’organisme pourra présenter la charte signée, les captures d’écran du livret montrant les comptes rendus de visites, les calendriers de visites, et les preuves de participation aux bilans (émargements). Des entretiens avec des apprentis et des maîtres d’apprentissage confirmeront que la coordination est réelle et appréciée.
Les textes relatifs au référentiel national qualité n’ont pas connu de modification récente concernant spécifiquement l’indicateur 13. La réforme de l’apprentissage de 2018 a toutefois renforcé l’importance d’une coordination étroite pour limiter les ruptures de contrat. Des évolutions pourraient à l’avenir être introduites par une source officielle pour encourager l’usage d’outils numériques partagés ou lier plus explicitement la coordination à la certification des compétences. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
Non, il ne concerne que les organismes qui forment des apprentis dans le cadre d’un contrat d’apprentissage. Si vous n’accueillez aucun apprenti, cet indicateur n’est pas exigible lors de l’audit initial ou de surveillance. En revanche, si vous avez au moins un apprenti sur la période auditée, vous devez démontrer la mise en œuvre de la coordination.
L’indicateur 12 porte sur l’accompagnement global des publics en formation, qu’ils soient apprentis, salariés ou demandeurs d’emploi, avec une attention aux besoins spécifiques. L’indicateur 13 se focalise exclusivement sur la coordination tripartite pour les apprentis : il s’agit d’organiser le lien entre centre de formation, entreprise et apprenti. Les deux sont complémentaires mais distincts.
Non, le référentiel n’impose pas un format numérique. Un livret papier peut être utilisé, à condition qu’il circule effectivement entre les parties et que les échanges soient tracés. Cependant, un outil numérique facilite le partage en temps réel, la centralisation des preuves et la démonstration de la coordination lors de l’audit.
Il faut fournir des documents de formalisation (charte, procédure) et des traces d’exécution (comptes rendus signés, fiches de visite, échanges de courriels, copies d’écran du livret). L’auditeur pourra aussi interroger les parties prenantes pour confirmer la réalité des pratiques. Les preuves doivent être récentes et couvrir un échantillon d’apprentis.
Le maître d’apprentissage est le relais dans l’entreprise : il accueille l’apprenti, suit sa progression, participe aux visites et bilans. Il doit être informé des modalités de coordination et signer la charte. Il doit également contribuer aux outils de liaison (livret) pour partager les observations. Son implication est essentielle pour l’efficacité du dispositif.
La procédure de coordination doit prévoir un escalier de gestion des difficultés : contacts renforcés, entretien tripartite, révision des objectifs. L’organisme doit tracer ces actions supplémentaires (comptes rendus de réunion, courriers de rappel). Montrer cette gestion de crise démontre la robustesse du système de coordination.
Il n’y a pas d’obligation réglementaire de l’inscrire dans une convention spécifique, mais cela peut constituer une bonne pratique. Ce qui compte, c’est que les modalités soient clairement définies dans un document partagé (charte, procédure) et que leur mise en œuvre soit effective. La convention de formation peut utilement rappeler ces engagements.
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Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.