L’indicateur 18 du Référentiel national qualité évalue la capacité de l’organisme de formation à coordonner efficacement les intervenants et partenaires impliqués dans la prestation.
L’indicateur 18 exige que l’organisme de formation mette en place les modalités de coordination des différents acteurs (formateurs, tuteurs, référents, entreprises partenaires, etc.) qui interviennent dans la prestation, afin d’assurer la cohérence pédagogique et le suivi des apprenants.
L’indicateur 18 du Référentiel national qualité vérifie que l’organisme de formation coordonne les acteurs internes et externes de la formation afin de garantir le bon déroulement et la cohérence des parcours.
Pour satisfaire l’indicateur 18, l’organisme doit formaliser et appliquer un processus de coordination entre formateurs, tuteurs et autres parties prenantes. L’auditeur évalue la réalité de cette coordination à travers des documents de suivi, des comptes rendus de réunions et des échanges attestant d’une collaboration effective. Les preuves doivent démontrer que les informations circulent et que les responsabilités sont partagées, au bénéfice de l’apprenant.
L’indicateur 18, rattaché au Critère 4 « Adéquation des moyens pédagogiques et techniques », cible la coordination des acteurs de la formation. Applicable principalement aux actions de formation et à l’apprentissage selon le périmètre certifié, il impose à l’organisme de démontrer une organisation structurée des relations entre les différentes parties prenantes. Ces acteurs peuvent être internes (formateurs, coordinateurs pédagogiques, référents handicap) ou externes (tuteurs en entreprise, maîtres d’apprentissage, employeurs, partenaires institutionnels). La coordination vise à aligner les interventions, éviter les redondances, et fluidifier le parcours de l’apprenant. Concrètement, l’organisme doit définir les responsabilités de chacun, établir des canaux de communication réguliers et documenter les échanges. L’auditeur ne se contentera pas d’une simple déclaration d’intention ; il recherchera des preuves tangibles de la mise en œuvre opérationnelle de cette coordination, tout au long de la prestation. L’indicateur s’inscrit dans une logique de qualité globale : une coordination défaillante peut entraîner des ruptures pédagogiques ou des incohérences préjudiciables aux apprenants.
L’auditeur évalue la réalité et l’efficacité de la coordination en s’appuyant sur un faisceau d’indices convergents. Le niveau attendu n’est pas uniforme : il dépend de la complexité de l’offre et du nombre d’intervenants. Pour une formation impliquant plusieurs formateurs et un suivi en entreprise, le processus de coordination doit être formalisé et visible. L’auditeur pourra consulter des comptes rendus de réunions, des échanges de courriels structurés, des plannings partagés ou des tableaux de suivi pédagogique. Lors d’entretiens avec des parties prenantes, il vérifiera que la coordination ne reste pas théorique. Un point clé est la traçabilité : les preuves doivent couvrir la période audité et, le cas échéant, plusieurs sessions de formation. L’organisme doit pouvoir expliquer comment la coordination s’adapte en cas d’imprévu (absence d’un tuteur, changement de planning). L’auditeur portera une attention particulière aux dispositifs mobilisant des tiers (alternance, contrats de professionnalisation) où la coordination est cruciale. Enfin, si l’organisme fait appel à des sous-traitants, la coordination inclut également ces derniers, avec des modalités contractuelles claires.
Les preuves présentées doivent attester d’une coordination effective, pas seulement d’une procédure écrite. Elles doivent être datées, nominatives et en lien direct avec les sessions de formation de l’échantillon audité. L’organisme peut constituer un dossier structuré comportant différents types de documents, comme le montre le tableau ci-dessous.
| Type de preuve | Description | Exemples concrets |
|---|---|---|
| Procédure de coordination | Document formalisé décrivant le processus, les rôles et les outils. | Fiche processus, schéma d’organisation, charte de coordination. |
| Comptes rendus de réunion | Traces écrites des points de coordination entre acteurs. | CR de réunion pédagogique, de suivi de stage, de visites en entreprise. |
| Échanges structurés | Communications régulières et finalisées. | Mails récapitulatifs, notes de synthèse, comptes rendus téléphoniques. |
| Outils partagés | Supports de collaboration et de suivi. | Plateforme LMS, planning partagé, tableau de progression de l’apprenant. |
| Contrats / conventions | Documents précisant les responsabilités des tiers. | Convention de stage, contrat d’apprentissage, fiche de mission tuteur. |
L’accumulation de preuves de nature variée renforce la démonstration. Il est conseillé de sélectionner les documents les plus significatifs pour chaque session.
| Non-conformité | Comment l'éviter |
|---|---|
| Absence de preuve de coordination effective | Instituer et documenter systématiquement les échanges : réunions planifiées, comptes rendus archivés. |
| Processus de coordination non formalisé | Élaborer une procédure écrite détaillant qui coordonne, quand et comment, et la faire vivre. |
| Défaut de communication avec les tuteurs entreprise | Mettre en place des points de contact réguliers (téléphone, visio, visite) et en conserver une trace. |
| Coordination limitée aux parties obligatoires | Impliquer l’ensemble des acteurs, y compris référent handicap, formateurs occasionnels, sous-traitants. |
| Preuves non datées ou non liées à une session précise | Indexer chaque document avec l’identifiant de la session et la période concernée. |
| Inexistence de modalités d’ajustement | Prévoir des clauses de revoyure ou des bilans intermédiaires pour adapter la coordination si nécessaire. |
Un organisme de formation spécialisé dans les métiers de la transition écologique propose un parcours en alternance de « Chef de projet en économie circulaire ». Ce parcours implique un formateur référent interne, des formateurs occasionnels, un tuteur en entreprise et un référent handicap externe. Pour satisfaire l’indicateur 18, l’organisme a mis en place une coordination structurée. Une réunion de lancement est organisée en début de cycle avec le tuteur entreprise et l’apprenant pour valider les objectifs et le planning. Un tableau de suivi partagé sur un cloud sécurisé permet à chaque acteur de renseigner les activités réalisées, les difficultés et les prochaines étapes. Le coordinateur pédagogique vérifie ce tableau chaque mois et organise un point téléphonique avec le tuteur si nécessaire. Les comptes rendus de ces échanges sont archivés dans le dossier numérique de l’apprenant. En cas de besoin d’aménagement pour un apprenant en situation de handicap, le référent handicap est sollicité et ses recommandations sont intégrées au plan de coordination. Ce processus éprouvé a été audité avec succès : l’auditeur a pu consulter des emails récapitulatifs, des plannings modifiés et des comptes rendus de visites en entreprise, attestant de la réalité de la coordination.
Les évolutions réglementaires touchant l’apprentissage et les contrats de professionnalisation peuvent influencer l’organisation de la coordination. Les organismes sont invités à consulter régulièrement les textes publiés sur Légifrance et les communications du ministère du Travail. Une attention particulière est portée à l’intégration des nouvelles modalités de tutorat introduites par les réformes successives. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
Les formateurs, tuteurs, maîtres d’apprentissage, référents handicap, employeurs et tout autre professionnel impliqué dans la prestation. La liste dépend de l’organisation et du type de formation.
Oui, si le périmètre certifié inclut des actions de formation ou d'apprentissage. Le formateur doit démontrer qu'il assure la coordination avec, le cas échéant, l'entreprise d'accueil ou les parties prenantes.
Cela peut être un élément, mais l'auditeur attend un ensemble de preuves démontrant une coordination structurée et récurrente, comme des comptes rendus ou des plans d'action.
L'indicateur 24 concerne l'actualisation des compétences des formateurs, tandis que l'indicateur 18 vise la synchronisation opérationnelle entre les acteurs au service du parcours de l'apprenant.
Non, la coordination peut prendre des formes variées : visioconférences, plateformes collaboratives, appels téléphoniques, dès lors qu'elle est documentée.
Le Critère 4 porte sur l'adéquation des moyens pédagogiques et techniques ; la coordination des acteurs assure que ces moyens sont utilisés de manière cohérente et coordonnée pour atteindre les objectifs.
L'auditeur examine les preuves de mise en œuvre et peut interroger les parties prenantes pour évaluer si la coordination est effective et contribue à la réussite du parcours.
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Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.