L’indicateur 28 Qualiopi, relatif aux formations en situation de travail, exige une coordination étroite avec les entreprises d’accueil. Découvrez les non-conformités les plus fréquentes, les preuves à fournir et les bonnes pratiques pour réussir votre audit.
L’indicateur 28 impose une coordination et un suivi étroits des périodes en entreprise pour toute formation en alternance. Les non-conformités fréquentes : absence de convention, suivi lacunaire, décalage entre théorie et pratique. Pour les éviter, formalisez en amont, multipliez les preuves de suivi et évaluez conjointement. Cette démarche documentée est la clé d’un audit réussi. Elle démontre l’investissement du prestataire dans le parcours professionnalisant.
L’indicateur 28 du critère 6 Qualiopi vérifie que l’organisme de formation coordonne en amont les périodes en situation de travail, assure une alternance pédagogique cohérente et suit l’acquisition des compétences en entreprise.
Pour satisfaire l’indicateur 28, l’organisme doit formaliser des conventions avec les entreprises d’accueil, planifier le rythme de l’alternance, désigner des tuteurs et mettre en place des outils de suivi et d’évaluation croisée. Les preuves attendues par l’auditeur incluent les contrats, les plannings, les comptes-rendus et les évaluations.
L’indicateur 28 s’applique aux actions de formation qui comportent une séquence en situation de travail, telles que les contrats d’apprentissage, de professionnalisation, les stages ou les périodes d’immersion en entreprise. Il exige du prestataire qu’il démontre sa capacité à :
Cette coordination doit être formalisée et tracée, car l’auditeur vérifiera que l’organisme a anticipé les aspects pédagogiques, administratifs et logistiques de ces périodes. L’absence de preuves tangibles ou une implication insuffisante du prestataire dans le suivi constituent les principaux motifs de non-conformité.
Lors des audits, certaines non-conformités reviennent régulièrement car les organismes sous-estiment la nécessité de formaliser dès le départ l’ensemble du processus. En voici les principales :
| Non-conformité | Cause fréquente | Correction |
|---|---|---|
| Absence de convention de stage ou de contrat de professionnalisation signé pour chaque apprenant | Défaut d’anticipation administrative ou méconnaissance de l’obligation | Systématiser la signature d’une convention avant le début de la période, avec un modèle validé |
| Aucun suivi pédagogique durant le temps en entreprise | Pas de tuteur désigné ou absence d’outil de liaison | Désigner un tuteur entreprise et un référent pédagogique, instaurer un livret de suivi et des points réguliers |
| Décalage entre les apprentissages en centre et les missions confiées en entreprise | Défaut de coordination sur les objectifs de formation | Organiser une réunion tripartite de cadrage et partager un référentiel de compétences |
| Absence d’évaluation formalisée des compétences acquises en situation de travail | Processus d’évaluation non intégré ou confié uniquement à l’entreprise | Créer une grille d’évaluation croisée formateur-tuteur, intégrée au dossier de l’apprenant |
| Planning d’alternance imprécis ou non respecté | Absence de planification concertée | Établir un calendrier partagé dès le début de la formation |
Ces situations, bien qu’évitables, peuvent compromettre la certification si elles ne sont pas anticipées.
Une non-conformité mineure sur l’indicateur 28 peut être relevée lorsque le processus existe mais présente des lacunes ponctuelles : par exemple, une convention est signée mais il manque la signature du tuteur, ou un suivi est réalisé mais de manière informelle, sans trace écrite. Une non-conformité majeure est retenue en cas d’absence totale de dispositif de coordination et de suivi, ou si les écarts sont systématiques et concernent l’ensemble des formations en alternance.
Les conséquences diffèrent : une non-conformité mineure donne généralement lieu à une demande d’action corrective dans un délai défini, sans remise en cause immédiate de la certification, à condition que les mesures correctives soient apportées et jugées satisfaisantes. Une non-conformité majeure, en revanche, peut entraîner un refus de certification ou un retrait si elle est constatée lors d’un audit de surveillance. L’organisme doit alors mettre en conformité l’ensemble de ses pratiques avant un nouvel examen. Ainsi, un suivi effectué mais non documenté pourra être considéré comme une mineure, tandis qu’une absence de convention pour la totalité des apprenants en alternance sera très probablement une majeure.
Pour démontrer la conformité, l’organisme doit présenter un ensemble de preuves attestant de la formalisation et du suivi des périodes en situation de travail. Les plus significatives sont :
| Type de preuve | Exemples |
|---|---|
| Documents conventionnels | Contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, convention de stage tripartite signée précisant objectifs, durée et tutorat |
| Planification de l’alternance | Calendrier des périodes en entreprise, emploi du temps intégrant séquences théoriques et pratiques |
| Outils de suivi | Livret de suivi électronique ou papier, comptes-rendus de visites, échanges de courriels formalisés |
| Coordination pédagogique | Compte-rendu de réunion de cadrage, référentiel de compétences partagé, fiche de mission validée |
| Évaluation des acquis | Grille d’évaluation conjointe, rapport de stage, synthèse des compétences acquises en entreprise |
Ces preuves doivent être récentes, c’est-à-dire issues de la dernière période couverte par le cycle d’audit, et directement liées aux formations dispensées.
Un plan d’action correctif efficace doit être structuré et proportionné aux écarts constatés. Voici une trame que tout organisme peut adapter :
Ce plan, une fois mis en œuvre, doit faire l’objet d’une vérification interne avant l’audit pour s’assurer de son efficacité.
Prenons l’exemple d’un organisme qui propose une formation de « Développeur web » de 6 mois incluant un stage obligatoire de 2 mois. Pour sécuriser l’indicateur 28, il a mis en œuvre :
L’organisme a également conservé tous les échanges de courriels et comptes-rendus. Lors de l’audit initial, l’auditeur a salué la rigueur du suivi et n’a relevé aucune non-conformité.
Avant l’audit, vérifiez les points suivants :
Cette checklist n’est pas exhaustive mais couvre les points essentiels ; elle doit être adaptée à la nature des formations en alternance proposées.
L’indicateur 28 est lié aux textes relatifs au Référentiel national qualité. Une veille régulière sur Légifrance et le site du ministère du Travail permet d’anticiper toute modification des exigences concernant les formations en situation de travail. Les organismes peuvent également s’appuyer sur les publications de leur certificateur pour actualiser leurs procédures. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
L’indicateur 28 évalue la capacité de l’organisme de formation à coordonner et suivre les périodes en situation de travail (alternance, stages) pour assurer la cohérence du parcours de formation.
Toute action de formation comprenant une séquence en entreprise : apprentissage, contrat de professionnalisation, stage, période d’immersion, ou module pratique en milieu professionnel.
Les conventions signées, les plannings d’alternance, les livrets de suivi, les comptes-rendus de visites, les grilles d’évaluation croisées et tout document attestant de la coordination avec l’entreprise.
Par une convention tripartite détaillant les objectifs, les missions, la durée, le tutorat, et en organisant une réunion de cadrage avant le début de la période.
Une absence de formalisation (pas de convention), un suivi inexistant ou lacunaire, un décalage manifeste entre la formation et les activités en entreprise non justifié.
Oui, l’auditeur examine les preuves de coordination et de suivi pour un échantillon d’apprenants concernés, afin de s’assurer que le processus est appliqué de manière uniforme.
Anticiper la signature des conventions, impliquer les tuteurs, formaliser les échanges, et conserver une trace de chaque étape du suivi, même pour des périodes courtes.
Centralisez les éléments qui démontrent votre conformité, prêts pour l'auditeur.
Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.