L’indicateur 21 du Référentiel National Qualité exige que tout organisme détermine et vérifie les compétences de ses acteurs pédagogiques. Retour sur les écarts les plus souvent relevés en audit et les mesures pour y remédier durablement.
Cet article détaille les non‑conformités récurrentes liées à l’indicateur 21 Qualiopi, qui porte sur la détermination et la vérification des compétences des formateurs, formateurs occasionnels et intervenants. Il propose des clés pour structurer les preuves attendues, distinguer mineure et majeure, et construire un plan d’action correctif efficace en vue de l’audit.
L’indicateur 21 impose aux organismes de formation de définir les compétences nécessaires pour chaque action et de s’assurer, par des dispositions appropriées, que leurs acteurs pédagogiques les détiennent.
Pour sécuriser l’indicateur 21, il est nécessaire de formaliser un référentiel de compétences par formation, de collecter des preuves tangibles pour chaque acteur (diplômes, expérience, certifications) et de conserver la trace d’un processus de vérification périodique. L’absence de ces éléments constitue l’un des principaux motifs de non‑conformité en audit.
Le Référentiel National Qualité (critère 5 « Qualification et développement des compétences des personnels ») précise que l’organisme doit déterminer les compétences nécessaires pour dispenser les formations et s’assurer, par des dispositions appropriées, que les formateurs, formateurs occasionnels et intervenants possèdent ces compétences. En pratique, cela signifie que pour chaque action de formation, le prestataire identifie les savoirs, savoir‑faire et savoir‑être requis, puis met en œuvre un dispositif permettant de vérifier que chaque acteur pédagogique les détient effectivement. Cette vérification ne se limite pas aux formateurs permanents ; elle englobe tout intervenant, même épisodique, qui intervient en face‑à‑face pédagogique. Une approche formalisée, documentée et actualisée est attendue.
| Non‑conformité observée | Cause probable | Mesure corrective |
|---|---|---|
| Aucune grille de compétences par formation | Confusion entre le programme et les compétences du formateur | Élaborer un référentiel listant, pour chaque action, les compétences pédagogiques et techniques nécessaires |
| Dossiers formateurs incomplets (CV seul) | Idée que le CV suffit à démontrer les acquis | Exiger des justificatifs complémentaires (diplômes, certifications, attestations employeur, travaux réalisés) et formaliser leur validation |
| Absence de vérification des formateurs occasionnels | Processus prévu uniquement pour les salariés permanents | Étendre le dispositif à tout intervenant, avant sa première prestation, et conserver les preuves correspondantes |
| Vérification non renouvelée depuis l’embauche | Aucune procédure de réexamen périodique | Instaurer une revue régulière, corrélée au cycle d’audit, et l’inscrire dans le plan d’amélioration continue |
| Déclaration sur l’honneur comme unique preuve | Recherche de simplicité sans vérification objective | Recourir à des pièces externes venant étayer la déclaration et garder trace de l’analyse de cohérence |
L’auditeur distingue deux niveaux selon l’ampleur et la systématicité de l’écart. Une non‑conformité mineure relève d’un défaut ponctuel : par exemple, un dossier formateur incomplet alors que le processus existe pour les autres, ou une fiche de poste non mise à jour pour un intervenant récent. La correction est rapide et ne remet pas en cause l’architecture globale. Une non‑conformité majeure traduit une carence structurelle : absence totale de définition des compétences pour plusieurs formations, ou processus de vérification inexistant pour l’ensemble des acteurs. Les conséquences sont graduées : une mineure donne lieu à un plan d’action avec délai de remédiation fixé par l’auditeur ; une majeure peut entraîner un refus ou une suspension de la certification. La répétition de mineures sur plusieurs audits peut également être considérée comme un signal de fragilité.
| Type de preuve | Description | Exemple concret |
|---|---|---|
| Référentiel de compétences par formation | Document listant, pour chaque action, les compétences incontournables du formateur | Tableau croisé « formation / compétence technique / compétence pédagogique / niveau requis » |
| Dossier individuel de l’acteur | Ensemble de justificatifs vérifiés : CV, diplômes, certifications, attestations d’expérience | Copie du titre RNCP, certificat éditeur, lettre d’employeur attestant une pratique professionnelle récente |
| Fiche de vérification signée | Trace du contrôle effectué par une personne habilitée (responsable pédagogique, direction) | Formulaire daté indiquant le nom du vérificateur, la date, la conclusion (« compétences conformes ») et le visa |
| Contrat ou convention de l’intervenant occasionnel | Document engageant l’intervenant à fournir des preuves de compétences avant la prestation | Clause spécifique dans la convention de vacation stipulant l’obligation de transmission des justificatifs |
| Plan de vérification périodique | Calendrier ou procédure décrivant le réexamen régulier des dossiers | Échéancier annuel de revue des dossiers, extrait du compte rendu de réunion pédagogique |
Prenons un organisme qui propose des formations en cybersécurité. Pour chaque module, il élabore une fiche précisant les compétences attendues du formateur : maîtrise d’un outil de pentest, connaissance des normes ISO 2700x, expérience professionnelle d’au moins trois ans dans le domaine. Chaque formateur, salarié ou vacataire, transmet son CV, une copie de sa certification (CEH, CISSP) et une attestation de missions récentes. Le responsable pédagogique vérifie ces éléments et renseigne une grille de contrôle signée. Le dossier est réexaminé tous les deux ans à l’occasion de l’entretien professionnel. Pour un expert invité ponctuellement, une convention spécifique est signée, exigeant la transmission des justificatifs avant l’intervention. L’ensemble est centralisé dans un outil documentaire partagé, facilitant l’accès en audit.
L’interprétation de l’indicateur 21 peut être précisée par des guides ou notes publiés par les autorités compétentes. Il est utile de consulter régulièrement les sites institutionnels et les newsletters spécialisées en qualité de la formation pour détecter d’éventuelles évolutions. Une attention particulière doit être portée aux nouvelles exigences pouvant découler de révisions du Référentiel National Qualité. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
Un CV constitue un point de départ, mais il ne démontre pas à lui seul que les compétences sont avérées et actualisées. Il est attendu de le compléter par des diplômes, certifications, attestations d’expérience ou travaux significatifs, et surtout de conserver une trace de l’analyse qui en a été faite.
Une vérification initiale avant la première intervention, suivie d’un réexamen périodique adapté au contexte de l’organisme, est suffisante. La fréquence exacte est laissée à votre appréciation, mais doit être cohérente avec le cycle d’audit et inscrite dans une procédure interne.
Oui, toute personne qui intervient en situation pédagogique, même ponctuellement, doit être couverte. Le processus de vérification doit être étendu à ces acteurs, et les preuves correspondantes conservées.
Il est possible de s’appuyer sur un faisceau de preuves : description de missions professionnelles récentes attestées par un employeur ou un client, participation à des projets notoires, publications, ou encore une évaluation par un pair reconnu. L’essentiel est de formaliser cette évaluation dans une fiche de vérification argumentée.
Une déclaration sur l’honneur seule n’est généralement pas considérée comme suffisante, car elle n’objective pas la réalité des compétences. Elle peut venir en complément d’autres justificatifs, mais ne saurait les remplacer.
Une personne habilitée au sein de l’organisme, typiquement le responsable pédagogique, le directeur ou un référent qualité. Il est important que cette personne dispose de la légitimité pour porter un jugement sur l’adéquation des compétences à la formation.
L’organisme doit envisager le retrait du formateur de l’action concernée si les compétences ne peuvent être établies conformément à la procédure interne. La conformité à l’indicateur 21 prime, et il serait risqué de maintenir un intervenant sans preuve suffisante en cas d’audit.
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Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.