L'indicateur 21 de la certification Qualiopi, rattaché au critère 5 « Qualification et développement des compétences des personnels », exige que l'organisme de formation démontre les compétences adaptées de ses acteurs pédagogiques.
L’indicateur 21 impose de démontrer les compétences des acteurs pédagogiques. L’organisme doit fournir des preuves tangibles (CV, diplômes, attestations d’expérience) attestant de l’adéquation entre les compétences et les prestations délivrées. L’auditeur vérifie la traçabilité et la mise à jour de ces preuves. Un système documentaire rigoureux est essentiel pour garantir la conformité. En cas d’insuffisance, l’auditeur peut relever une non-conformité.
L’indicateur 21 du référentiel Qualiopi impose à l’organisme de formation de justifier que ses formateurs et intervenants possèdent les compétences techniques et pédagogiques adaptées aux actions de formation qu’ils dispensent.
L’organisme de formation doit collecter et tenir à jour les preuves de compétences (CV, diplômes, certifications, expériences) de chaque acteur pédagogique. L’auditeur s’attend à constater une cohérence entre ces preuves et les formations réalisées, ainsi qu’un dispositif de mise à jour et d’adaptation continue. L’absence de documentation ou son inadéquation constitue une non-conformité.
Au sein du critère 5 « Qualification et développement des compétences des personnels », l’indicateur 21 porte exclusivement sur les acteurs pédagogiques. Il s’agit pour l’organisme de formation de démontrer, preuves à l’appui, que toute personne intervenant en face-à-face pédagogique (formateur, animateur, tuteur, etc.) possède des compétences à la fois techniques et pédagogiques en lien direct avec les objectifs de la formation dispensée. Le référentiel national qualité ne définit pas de diplôme ou de certification obligatoire ; il met l’accent sur l’adéquation entre les compétences détenues et le contenu de la prestation. Cela signifie que l’organisme doit être en mesure d’expliquer pourquoi tel formateur a été retenu pour telle action. L’indicateur s’applique quel que soit le statut du formateur : salarié, travailleur indépendant, sous-traitant, bénévole. Il couvre également les formations en sous-traitance ou dispensées par des experts métiers occasionnels. En pratique, l’auditeur évaluera la capacité de l’organisme à formaliser et à actualiser ces informations, garantissant ainsi que les compétences restent pertinentes dans le temps.
Lors de l’audit, le certificateur adopte une approche par échantillonnage. Il sélectionne un ou plusieurs formateurs et demande à consulter les justificatifs de compétences correspondants. Il ne s’agit pas pour lui de juger de la qualité intrinsèque d’un diplôme, mais de vérifier l’existence d’une cohérence logique entre les preuves présentées et les actions de formation réalisées. Par exemple, pour un formateur intervenant en bureautique, un CV mentionnant une expérience significative dans un service administratif pourra être jugé pertinent, même en l’absence d’un titre certifié. L’auditeur s’attache aussi à détecter les éventuelles incohérences : un formateur dont les compétences documentées ne correspondent pas aux thèmes indiqués dans le programme de formation constitue un risque de non-conformité. Il portera une attention particulière au processus de mise à jour : les dossiers ne doivent pas dater de plusieurs années sans actualisation. Il pourra s’entretenir avec le responsable pédagogique pour comprendre les critères de sélection des intervenants. Enfin, il vérifiera que le dispositif de gestion documentaire est assez robuste pour ne pas dépendre d’une seule personne.
L’élément central est le dossier de compétences de chaque formateur. Celui-ci inclut généralement un curriculum vitae détaillé, des copies de diplômes ou de certifications professionnelles, des attestations d’emploi ou de missions antérieures, et éventuellement des preuves de formation continue suivies par l’intervenant. Les CV doivent être mis à jour et comporter des informations précises sur les expériences en lien avec les thématiques enseignées. Les diplômes anciens peuvent être complétés par une démonstration d’expérience professionnelle récente. Pour les experts métiers sans titre académique, des lettres de recommandation, des publications, ou des attestations de clients peuvent être acceptées. L’organisme doit également conserver une matrice de correspondance (ou un tableau de bord) indiquant pour chaque action de formation le ou les formateurs impliqués, et la justification du choix de celui-ci au regard de ses compétences. Cette matrice est très appréciée des auditeurs car elle rend la démonstration immédiate. Le tableau ci-dessous synthétise les principaux types de preuves et leur usage.
| Type de preuve | Description | Exemples |
|---|---|---|
| Curriculum vitae | Document détaillant le parcours professionnel et les expériences pédagogiques | CV daté et signé, mentionnant les postes occupés, les formations délivrées |
| Diplômes et certifications | Titulaires attestant d'un niveau d'études ou d'une spécialisation | Licence, Master, titre professionnel, habilitations spécifiques |
| Attestations d'expérience | Preuves de la pratique professionnelle dans le domaine enseigné | Certificats de travail, contrats de prestation, lettres de mission |
| Preuves de formation continue | Justificatifs de mise à niveau ou d'acquisition de nouvelles compétences | Attestations de stage, certifications obtenues récemment |
| Références et réalisations | Éléments tangibles démontrant l'expertise | Publications, projets menés, témoignages de bénéficiaires |
Il est impératif que ces documents soient accessibles et classés de manière ordonnée, soit dans un dossier physique, soit dans un système d’information dédié. L’auditeur pourra demander des preuves complémentaires s’il l’estime nécessaire.
| Non-conformité constatée | Comment l'éviter |
|---|---|
| Absence de CV ou de preuves pour certains formateurs | Instaurer un processus de collecte systématique dès le recrutement et avant toute intervention |
| CV obsolètes (plus de deux ans sans mise à jour) | Mettre en place une révision annuelle des dossiers, avec une relance automatique |
| Inadéquation entre les compétences présentées et la formation dispensée | Rédiger une fiche « adéquation formateur-formation » pour chaque action, validée par un responsable pédagogique |
| Absence de procédure formalisée de sélection des formateurs | Élaborer un document décrivant les critères de choix, les étapes de vérification et les responsabilités |
| Dossier de compétences incomplet (manque de diplômes ou d'attestations) | Créer une check-list par formateur et effectuer un suivi régulier des pièces manquantes |
| Pas de prise en compte des experts métiers sans diplôme | Prévoir un mécanisme d'évaluation de l'expérience professionnelle (entretien, test, recommandation) |
| Preuves dispersées dans différents services, inaccessibles en audit | Centraliser la documentation dans un répertoire unique, sécurisé et à jour |
Ces écueils sont évitables grâce à une organisation rigoureuse et un pilotage régulier. L’auditeur distingue aisément une démarche sincère d’une simple compilation documentaire opportuniste.
Pour sécuriser votre conformité sur l’indicateur 21, une approche méthodique est recommandée. Voici les étapes clés :
Cette démarche, bien que rigoureuse, s’intègre progressivement dans la gestion courante de l’organisme.
Imaginons un organisme de formation spécialisé dans la transition numérique, qui propose des stages de cybersécurité et des ateliers de sensibilisation au télétravail. L’organisme emploie trois formateurs permanents et fait appel à une dizaine d’intervenants ponctuels, souvent des professionnels en activité. Dès l’entrée en vigueur de la certification Qualiopi, le responsable qualité a mis en place un processus rigoureux. Chaque formateur, qu’il soit salarié ou externe, doit fournir un dossier complet avant sa première intervention. Ce dossier comprend un CV détaillé, la copie des diplômes (pour ceux qui en ont), un portfolio de réalisations (audits de sécurité, articles, conférences) et une attestation sur l’honneur de son expérience. Pour les intervenants externes très sollicités, un formulaire simplifié a été créé avec une rubrique « lien avec la formation » à remplir obligatoirement. Une matrice de correspondance est tenue à jour dans un tableur partagé ; elle indique pour chaque session le nom du formateur, son domaine d’expertise justifiant son choix, et la date de dernière actualisation de son dossier. Tous les six mois, une relance automatique est adressée aux intervenants pour qu’ils actualisent leur CV. L’auditeur, lors de sa visite, a pu consulter rapidement cette matrice et les dossiers correspondants. Il a exprimé sa satisfaction quant à la clarté du dispositif.
Utilisez cette liste pour vous assurer que rien n’est oublié avant l’audit de certification ou de surveillance :
Un oui franc à chaque question est un bon indicateur de préparation.
Le cadre réglementaire de la certification Qualiopi peut faire l’objet d’ajustements, notamment via des publications sur Légifrance ou le site du ministère du Travail. Les évolutions récentes portent surtout sur l’interprétation du référentiel, sans changement majeur sur l’indicateur 21. Une diffusion de bonnes pratiques par les instances officielles pourrait à l’avenir préciser le type de preuves attendues. Restez attentif aux communications des financeurs publics (OPCO, France Compétences) qui exigent parfois des pièces spécifiques en complément. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
Toute personne en situation de transmission de savoirs, quels que soient son statut (salarié, travailleur indépendant, bénévole) et son titre (formateur, animateur, tuteur, coach). Les fonctions support (ingénierie pédagogique, administrative) ne sont pas visées directement, sauf si elles participent à l'animation d'une formation. L'indicateur s'attache à ceux qui sont en contact direct avec les apprenants pour délivrer une prestation pédagogique.
Il faut l'aider à constituer un document même succinct. Un entretien peut permettre de retranscrire son parcours, ses expériences et ses compétences sur un format standardisé. L'organisme peut proposer un modèle de CV simplifié ou une attestation co-signée décrivant son parcours et son lien avec la formation. L'auditeur acceptera ce document s'il est suffisamment informatif et daté.
Oui, lors de l'audit, le certificateur peut s'entretenir avec des formateurs présents pour confronter les preuves écrites à des explications orales. Il ne s'agit pas d'un contrôle de connaissance, mais d'une vérification de la cohérence entre le profil du formateur et la formation délivrée. L'objectif est d'évaluer la logique de sélection de l'organisme.
L'expérience professionnelle prolongée dans le domaine concerné peut être démontrée par des attestations d'employeurs, des missions réalisées, un portfolio, des publications ou des recommandations de clients. L'organisme doit être en mesure d'expliquer en quoi cette expérience vaut qualification pour la formation envisagée. Une grille d'analyse de l'expérience peut être formalisée en interne.
Oui, l'indicateur 21 s'applique à tous les formateurs, y compris ceux intervenant en sous-traitance ou en prestation de service. L'organisme doit obtenir et conserver leurs justificatifs de compétences, même s'ils sont fournis par le sous-traitant. La responsabilité de la démonstration incombe à l'organisme audité.
Aucune périodicité fixe n'est imposée par le référentiel, mais une mise à jour régulière est attendue, par exemple tous les ans ou lors de changements significatifs. L'auditeur sera sensible au fait que les CV ne datent pas de plusieurs années et que le processus d'actualisation soit défini. La fréquence doit être cohérente avec l'activité de l'organisme.
Oui, le référentiel national qualité n'exige pas de diplôme formel. L'organisme doit démontrer que les compétences de ce formateur sont adaptées à la formation. L'ancienneté et la diversité des missions réalisées constituent des preuves recevables si elles sont documentées. L'important est l'adéquation entre le vécu professionnel et le contenu de la prestation.
Centralisez les éléments qui démontrent votre conformité, prêts pour l'auditeur.
Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.