L’indicateur 22 du référentiel Qualiopi exige de démontrer une gestion active des compétences et de la formation continue de vos personnels.
Pour valider l'indicateur 22, vous devez prouver que votre organisme identifie les besoins en compétences, planifie et met en œuvre des actions de formation adaptées, et assure un suivi du développement professionnel de chaque salarié. Ces éléments doivent être actualisés sur une période récente. L'auditeur vérifiera la formalisation de votre processus, la traçabilité des actions et leur adéquation avec les missions des personnels.
L'indicateur 22 du référentiel Qualiopi évalue la capacité de l'organisme de formation à gérer les compétences de son personnel et à déployer une formation continue adaptée aux besoins identifiés.
L'organisme de formation doit formaliser un processus continu d'identification des besoins en compétences, de planification d'actions de développement et de suivi des acquis. Il constitue des preuves tangibles (plan de formation, entretiens, attestations) sur une période récente. L'auditeur s'attend à une adéquation entre les formations suivies et les missions, ainsi qu'une implication de la direction.
L'indicateur 22, rattaché au critère 5 relatif à la qualification et au développement des compétences des personnels, impose à l'organisme de formation de démontrer qu'il entretient et développe les compétences de ses collaborateurs. Il ne suffit pas de déclarer que des formations ont eu lieu ; il faut instaurer une démarche structurée, partant de l'identification des besoins jusqu'à l'évaluation des actions menées. Cette exigence couvre l'ensemble du personnel, qu'il soit salarié permanent, occasionnel, ou sous-traitant, dès lors qu'il intervient dans la réalisation des prestations. L'objectif est de garantir que les équipes disposent des savoirs et savoir-faire nécessaires pour délivrer des actions de qualité et s'adapter aux évolutions du secteur. Le texte officiel ne détaille pas de méthode unique, laissant chaque organisme choisir les outils les plus adaptés à sa taille et à son activité. Néanmoins, la formalisation est cruciale : les pratiques implicites ne suffisent pas. L'indicateur s'applique de manière commune à l'ensemble des catégories d'actions (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage) et concerne aussi bien les formateurs que les personnels administratifs ou commerciaux, selon leur implication dans le processus. En synthèse, on attend une gestion dynamique et documentée des compétences, en cohérence avec la stratégie de l'organisme.
Lors de l'audit, l'auditeur évalue si l'organisme a mis en place un système de gestion des compétences qui fonctionne effectivement. Le niveau attendu est celui d'une démarche proactive et non d'une simple réaction à des obligations externes. Concrètement, l'auditeur vérifiera la présence d'un processus formalisé, même simple, couvrant les étapes clés : identification des besoins, planification, réalisation et suivi. Il s'intéressera à la périodicité des actions : une absence prolongée de formation ou une planification inexistante constitue un point de blocage. La couverture du personnel sera examinée : tous les collaborateurs en contact avec les bénéficiaires ou participant à la conception doivent être concernés, le cas échéant. L'auditeur pourra s'appuyer sur des entretiens avec les salariés et la direction pour vérifier l'effectivité des pratiques. Il attend des preuves récentes, cohérentes avec le cycle d'audit, démontrant que le plan de formation a été suivi et actualisé. L'adéquation entre les formations suivies et les missions des personnes est un point central ; une formation sans lien avec les besoins opérationnels sera questionnée. Les moyens alloués (budget, temps) doivent être cohérents avec les ambitions affichées. Enfin, le niveau d'implication de la direction dans la définition et le suivi de la politique de développement des compétences sera observé. L'auditeur ne juge pas la pertinence pédagogique des formations, mais la logique d'ensemble.
Pour démontrer la conformité à l'indicateur 22, l'organisme doit présenter un ensemble de documents traçant sa gestion des compétences. Ces preuves sont à adapter au contexte et à la taille de la structure. Voici les principaux éléments attendus, présentés sous forme de tableau pour faciliter leur identification et leur préparation. Notez que tous les documents ne sont pas obligatoires simultanément ; l'essentiel est de pouvoir reconstituer le fil conducteur de la démarche.
| Catégorie de preuve | Exemples concrets | Commentaires pour l'audit |
|---|---|---|
| Identification des besoins | Comptes rendus d'entretiens professionnels, grilles d'auto-évaluation, analyse des évolutions réglementaires ou métiers, besoins issus de l'analyse des appréciations des bénéficiaires (si pertinent). | L'auditeur vérifiera la trace et la régularité de cette identification. |
| Plan de développement des compétences | Plan de formation annuel ou pluriannuel, tableau de bord des actions, décisions de la direction. | Il doit couvrir l'ensemble des personnels concernés et être daté. |
| Réalisation des actions | Attestations de formation, feuilles d'émargement, certificats, programmes de formation interne, preuves d'achat de formations externes. | Chaque action doit être reliée à un besoin identifié. |
| Suivi et évaluation | Évaluations à chaud ou à froid, comptes rendus de mise en pratique, actualisation de la matrice de compétences. | L'auditeur cherchera les effets des formations sur les pratiques professionnelles. |
| Processus formalisé | Procédure écrite, logigramme, ou description du circuit de décision (qui valide, sur quels critères, à quelle fréquence). | Ce document peut être simple mais doit exister. |
| Implication de la direction | Preuve de validation du plan, budget alloué, réunions de suivi. | L'auditeur peut interroger la direction. |
Les écarts constatés lors des audits de certification Qualiopi sur cet indicateur révèlent des points de vigilance récurrents. En voici les principaux, accompagnés de conseils pour les éviter.
| Non-conformité | Comment l'éviter |
|---|---|
| Absence de formalisation du processus | Rédiger une procédure même synthétique décrivant les étapes de gestion des compétences (identification, planification, suivi). La faire valider par la direction. |
| Plan de formation inexistant ou obsolète | Élaborer et maintenir à jour un plan de développement des compétences, couvrant une période récente, et le faire évoluer en fonction des besoins nouveaux. |
| Actions de formation non tracées | Conserver systématiquement les attestations, feuilles de présence, ou tout justificatif de participation. Associer ces preuves aux besoins initiaux. |
| Couverture insuffisante du personnel | Vérifier que tous les salariés impliqués dans les prestations sont inclus dans le dispositif, y compris les temps partiels, les nouveaux arrivants ou les sous-traitants réguliers. |
| Absence de lien entre formation et activité | S'assurer que chaque formation répond à un besoin opérationnel (nouvelle réglementation, nouvelle offre, lacune identifiée). Justifier ce lien dans les documents. |
| Manque de suivi post-formation | Mettre en place des évaluations systématiques pour mesurer l'impact des actions sur les compétences et les pratiques. |
| Budget non défini ou incohérent | Allouer des moyens financiers et humains en adéquation avec le plan, et présenter les éléments budgétaires ou les décisions d'arbitrage. |
Prenons l'exemple d'un organisme de formation en bureautique de cinq salariés. Le dirigeant réunit chaque année son équipe pour un entretien professionnel au cours duquel chacun exprime des souhaits de formation. Il consigne ces demandes dans un tableur, y ajoute des besoins identifiés suite à une mise à jour logicielle (nouvelle version de Windows) et un besoin collectif sur la pédagogie digitale. Ce tableur devient le plan de formation de l'année. Pour chaque action, le dirigeant recherche un organisme externe ou organise une session interne ; il conserve les conventions et les attestations. Après chaque formation, il demande au salarié de remplir un bref questionnaire d'évaluation et d'indiquer comment il compte appliquer ses acquis. En fin d'année, il met à jour le tableur et prépare le plan suivant. Ce système simple mais complet satisfait l'indicateur 22, car il couvre l'identification, la réalisation et le suivi, avec des preuves tangibles.
Les textes relatifs au Référentiel national qualité sont susceptibles d'évolutions régulières, en particulier sur les exigences de traçabilité et de preuves. Il est recommandé aux organismes de suivre les publications officielles du ministère du Travail et de France Compétences pour anticiper tout ajustement. Les évolutions récentes ont renforcé l'importance de la démonstration de l'effectivité des démarches, au-delà de la simple existence d'un processus documenté. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
Oui, il couvre l'ensemble des personnels intervenant dans les prestations, qu'ils soient salariés permanents, occasionnels, ou sous-traitants réguliers. L'organisme doit adapter sa démarche à chaque catégorie, en proportion de leur implication.
Aucune obligation de fréquence annuelle n'est fixée par les textes relatifs à la certification Qualiopi. Toutefois, le plan doit être régulièrement révisé et couvrir une période cohérente avec l'activité. La logique d'amélioration continue suppose une actualisation régulière.
Pour une formation réalisée en interne, vous pouvez fournir le programme détaillé, la feuille d'émargement, et une attestation de participation. L'essentiel est de démontrer que l'action a bien eu lieu et qu'elle répond à un objectif de développement de compétences.
Il est attendu de pouvoir expliquer le lien entre la formation suivie et le poste ou les missions du salarié. Cela peut se faire via une note dans le plan de développement ou un compte rendu d'entretien. L'auditeur appréciera la cohérence d'ensemble.
Oui, les entretiens individuels font partie des techniques d'audit courantes. L'auditeur peut demander à un salarié s'il a suivi une formation récemment et ce qu'il en a retiré. Ces échanges permettent de vérifier l'effectivité des pratiques déclarées.
L'absence de budget dédié n'entraîne pas automatiquement une non-conformité, mais l'organisme devra expliquer comment il priorise et finance les actions de formation. L'auditeur examinera la capacité réelle à mettre en œuvre le plan affiché.
Les sous-traitants intervenant de façon récurrente dans les prestations peuvent être concernés, selon l'organisation. Il est prudent d'inclure dans votre processus une modalité de vérification de leurs compétences, sans nécessairement prendre en charge leur formation.
Centralisez les éléments qui démontrent votre conformité, prêts pour l'auditeur.
Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.