Le critère 5 du Référentiel National Qualité concerne la qualification et le développement des compétences des personnels. Il se décline en deux indicateurs centraux pour les organismes de formation.
Le critère 5 Qualiopi vise à garantir que l’organisme de formation dispose de personnels qualifiés et que leurs compétences sont développées en continu. Il repose sur les indicateurs 21 (compétences des acteurs pédagogiques) et 22 (gestion des compétences et formation continue). L’auditeur vérifie l’adéquation entre les compétences et les prestations, ainsi que la mise en œuvre d’un processus de développement professionnel.
Le critère 5 exige que les organismes de formation démontrent la qualification de leurs personnels et mettent en place une gestion proactive de leurs compétences.
L’organisme doit identifier les compétences nécessaires pour chaque type de prestation, s’assurer que les personnels les détiennent et les actualiser via un plan de développement. Il formalise le suivi des actions de formation et d’évaluation des compétences, en lien avec l’évolution de l’offre.
Le critère 5, intitulé « Qualification et développement des compétences des personnels », garantit que les organismes de formation s’appuient sur des équipes compétentes pour délivrer leurs prestations. Il ne s’agit pas seulement de vérifier les diplômes ou certifications, mais bien d’évaluer l’adéquation dynamique entre les compétences des personnels et les besoins des formations proposées.
L’auditeur examine comment l’organisme identifie, maintient et développe ces compétences dans la durée, en tenant compte des évolutions métier et pédagogiques. Ce critère couvre l’ensemble des acteurs impliqués dans la réalisation des actions de formation : formateurs, concepteurs, tuteurs, et toute personne intervenant auprès des apprenants. L’enjeu est double : assurer la qualité des apprentissages et renforcer la crédibilité de l’organisme.
| Indicateur | Exigence |
|---|---|
| 21 – Compétences des acteurs pédagogiques | L’organisme démontre que les personnes qui interviennent dans la conception et l’animation des formations possèdent les compétences techniques, pédagogiques et, le cas échéant, d’accompagnement nécessaires. Cela inclut la capacité à adapter les méthodes aux publics, notamment en situation de handicap. |
| 22 – Gestion des compétences et formation continue | L’organisme met en œuvre un processus pour identifier les compétences requises, évaluer les écarts, et déployer un plan de développement des compétences (formations, échanges de pratiques, tutorat, etc.). Le suivi des actions est formalisé et leur efficacité est appréciée. |
Ces deux indicateurs sont complémentaires : l’un atteste d’une situation à un instant donné, l’autre de la dynamique d’amélioration.
Lors de l’audit, l’auditeur ne se contente pas d’une liste de CV ou de diplômes. Il recherche une approche structurée : des fiches de poste ou référentiels de compétences, des entretiens annuels ou évaluations régulières, et un plan de formation aligné sur la stratégie de l’organisme. Pour les formateurs occasionnels ou sous-traitants, les mêmes exigences s’appliquent, avec une traçabilité adaptée.
L’auditeur peut interroger des personnels pour vérifier la réalité du dispositif. Il attend aussi une cohérence entre les compétences déclarées et les thématiques des formations délivrées. Pour l’indicateur 22, la dimension « développement continu » est scrutée : l’organisme doit démontrer qu’il ne se limite pas à des actions ponctuelles, mais qu’il inscrit la montée en compétences dans une logique pérenne.
Les preuves attendues s’appuient sur la documentation interne et les entretiens. Quelques exemples concrets : un tableau de suivi des compétences par personnel, des comptes rendus d’entretiens professionnels, un plan de développement des compétences annuel ou pluriannuel, des attestations de formation suivies par les collaborateurs, des évaluations des formations internes, un organigramme précisant les rôles pédagogiques.
La segmentation par type de prestation (formation en présentiel, à distance, en alternance, etc.) est attendue. Ces preuves doivent être datées, accessibles et cohérentes entre elles. L’auditeur peut aussi demander à consulter les preuves de l’adaptation des compétences pour les publics spécifiques, notamment les apprenants en situation de handicap (ex : formation du personnel référent).
Ce cycle doit être révisé sur une période cohérente avec le cycle d’audit. Chaque étape peut être adaptée selon la taille de l’organisme.
| Non-conformité | Fréquence | Remédiation |
|---|---|---|
| Absence de tout document formalisant les compétences requises par prestation | Élevée | Créer un référentiel simple, même sous forme de tableau. |
| CV ou diplômes non mis à jour, ne reflétant pas l’expérience récente | Moyenne | Instaurer une mise à jour périodique. |
| Plan de développement inexistant ou non suivi | Élevée | Démarrer avec un plan modeste, mais tracé. |
| Confusion entre formation des personnels et prestations vendues | Faible | Distinguer clairement les deux activités dans les documents. |
| Pas de preuve d’adaptation pour les personnes en situation de handicap | Moyenne | Documenter les aménagements possibles et la formation du référent handicap. |
| Preuves éparpillées rendant la démonstration difficile | Moyenne | Centraliser dans un classeur dédié (physique ou numérique). |
Impliquer les personnels dans l’identification de leurs besoins de développement. Privilégier la qualité des preuves à la quantité et utiliser des outils simples (tableur, dossiers partagés) pour tracer le processus. Anticiper les besoins liés aux évolutions réglementaires ou technologiques.
Pour l’indicateur 22, penser à documenter non seulement les actions de formation classiques, mais aussi les activités moins formelles (communautés de pratique, mentorat). Selon l’activité, le recours à un référent handicap formé peut renforcer la démonstration. Une auto-évaluation régulière permet de maintenir le dispositif à jour.
Les textes relatifs à la certification Qualiopi évoluent périodiquement. Une veille régulière des publications officielles (bulletin officiel, sites des ministères) et des newsletters spécialisées permet d'anticiper les ajustements. L'organisme peut s'appuyer sur des outils de veille collaborative pour adapter ses pratiques au fil des évolutions du référentiel. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
Il vise les acteurs pédagogiques, c’est-à-dire toute personne intervenant dans la conception, l’animation ou l’accompagnement d’une action de formation. Selon l’activité, les personnels administratifs ne sont pas directement concernés.
Non, le critère exige une compétence démontrée pour la prestation réalisée, qui peut provenir de l’expérience professionnelle, de certifications, ou de formations. L’organisme doit justifier cette adéquation.
Les mêmes exigences s’appliquent. L’organisme doit disposer d’éléments probants (CV, contrat, évaluation) attestant de leurs compétences pour la mission confiée.
Le référentiel n’impose pas de périodicité chiffrée, mais le plan doit être établi sur une durée cohérente avec le cycle d’audit et révisé pour refléter les évolutions.
L’indicateur 21 porte sur la preuve des compétences détenues au moment de l’intervention, tandis que l’indicateur 22 concerne le processus de maintien et de développement de ces compétences dans la durée.
Elles peuvent contribuer à démontrer la pertinence des compétences pédagogiques (indicateur 21) ou l’efficacité du développement (indicateur 22), mais doivent être complétées par d’autres éléments comme un plan de formation.
Oui, le critère implique de considérer les compétences nécessaires pour adapter la formation à ces publics. Un référent handicap formé ou des partenariats avec des organismes spécialisés sont des preuves possibles.
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Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.