L'indicateur 16 du référentiel Qualiopi impose de présenter clairement au bénéficiaire les conditions de déroulement de la certification. Voici les non-conformités fréquentes et les actions pour les éviter.
L'indicateur 16 exige une présentation claire, dès l'entrée en formation, des modalités d'évaluation, de validation et des voies d'obtention de la certification. Les non-conformités surviennent souvent lorsque l'information est incomplète, non adaptée ou non tracée. Pour les éviter, formalisez un document remis au bénéficiaire et conservez une preuve de communication.
L'indicateur 16 impose de présenter au bénéficiaire les conditions de déroulement de la certification (modalités d'évaluation, validation, voies d'obtention) et d'en apporter la preuve.
Remettre un document synthétique précisant les modalités d'évaluation, les conditions de validation et les voies d'obtention. Adapter le support et la communication au public. Conserver une preuve de remise (émargement, accusé de réception) pour l'auditeur.
L’indicateur 16 s’inscrit dans le critère 3 du Référentiel National Qualité, relatif à l’adaptation aux publics bénéficiaires et à l’accompagnement. Il dispose que l’organisme de formation présente au bénéficiaire, de manière claire et compréhensible, les conditions de déroulement de la certification. Cela recouvre obligatoirement trois aspects : les modalités d’évaluation, les conditions de validation de la certification et les différentes voies permettant de l’obtenir (validation totale, validation partielle par blocs de compétences, équivalences éventuelles). L’objectif est de garantir que le bénéficiaire soit pleinement informé de ce qui l’attend et des possibilités qui s’offrent à lui pour atteindre la certification.
| Non-conformité | Cause probable | Correction |
|---|---|---|
| Absence de document formalisé | Processus non écrit ou remise orale sans support | Créer un support dédié (livret, fiche) et l’intégrer au dossier d’accueil |
| Information incomplète | Méconnaissance du référentiel de certification | Vérifier avec une grille les trois items obligatoires : modalités d’évaluation, conditions de validation, voies d’obtention |
| Présentation non adaptée au public (handicap, langue) | Absence de repérage des besoins | Proposer des formats adaptés (grands caractères, audio, traduction) et tracer l’adaptation |
| Preuve de remise inexistante ou incomplète | Confusion avec l’émargement de présence | Mettre en place un accusé de réception spécifique ou un émargement dédié à la remise du document |
L’auditeur distingue la non-conformité mineure, qui est une erreur ponctuelle (par exemple, un bénéficiaire n’a pas reçu le document un jour donné), de la non-conformité majeure, qui révèle une absence totale de processus ou une répétition systématique. Une mineure peut être corrigée rapidement et entraîne généralement une demande d’action corrective. Une majeure peut remettre en cause la certification Qualiopi, avec un risque de suspension si elle n’est pas levée dans les délais impartis. Il est donc essentiel de démontrer que l’organisme a mis en place une procédure robuste et tracée.
| Type de preuve | Exemple concret | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Document présentant la certification | Fiche ‘Votre certification’ intégrée au livret d’accueil | Doit mentionner explicitement les trois items : modalités d’évaluation, validation, voies d’obtention |
| Preuve de remise | Émargement daté et nominatif, ou accusé de réception électronique avec horodatage | La signature doit être collectée avant ou au démarrage de la formation |
| Traçabilité d’adaptation | Fiche d’adaptation indiquant la mesure prise (ex. : police agrandie) et la date | Conserver la demande du bénéficiaire et la réponse apportée |
| Mise à jour | Historique des versions du document avec date de révision | Vérifier la cohérence avec la dernière version du référentiel de certification |
Un organisme de formation aux métiers de la petite enfance a conçu un guide intitulé « Votre parcours de certification ». Ce document de deux pages détaille : les épreuves (étude de cas, mise en situation), les critères de validation (note minimale, compétences clés), et les différentes voies d’obtention (validation totale, acquisition par blocs, équivalences possibles). Le guide est remis lors de l’entretien de positionnement et un accusé de réception signé est scanné dans le dossier du bénéficiaire. Pour un apprenant dyslexique, une version numérique avec synthèse vocale est proposée, et cette adaptation est consignée. L’auditeur a ainsi pu vérifier facilement la conformité.
Les évolutions du Référentiel National Qualité sont publiées sur les sites officiels. Il est recommandé de consulter régulièrement les sources institutionnelles et de participer aux réunions d'information des financeurs. Les newsletters spécialisées du secteur peuvent également fournir des mises à jour utiles. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
C'est l'obligation pour l'organisme de formation de présenter au bénéficiaire les conditions de déroulement de la certification, incluant les modalités d'évaluation, les conditions de validation et les voies d'obtention.
Une non-conformité mineure peut entraîner une demande d'action corrective ; une non-conformité majeure peut conduire à une suspension de la certification Qualiopi si elle n'est pas résolue dans les délais.
Vous devez conserver une preuve de remise datée et signée par le bénéficiaire (émargement spécifique, accusé de réception électronique).
Oui, si un bénéficiaire est en situation de handicap, il est nécessaire de proposer un format adapté (grands caractères, version audio, etc.) et d'en conserver la trace.
L'oral seul est insuffisant ; il doit être doublé d'un support écrit et d'une trace de la remise pour répondre aux exigences de l'audit.
Il s'applique spécifiquement aux prestations de formation préparant à une certification professionnelle inscrite au RNCP ou au RS.
Il est conseillé de le vérifier avant chaque audit et après toute mise à jour du référentiel de certification ou du RNQ.
Centralisez les éléments qui démontrent votre conformité, prêts pour l'auditeur.
Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.