L’indicateur 13 du référentiel Qualiopi exige que l’organisme de formation coordonne les actions des différents intervenants auprès de l’apprenti. Cette exigence, souvent source de non-conformités lors des audits, nécessite une organisation rigoureuse. Retour sur les écueils à éviter et les bonnes pratiques à adopter pour sécuriser cet indicateur.
Pour satisfaire l’indicateur 13, l’organisme de formation doit démontrer une coordination formalisée entre le centre, le tuteur et le maître d’apprentissage, via des plannings, des comptes rendus et un référent dédié. Les non-conformités les plus fréquentes portent sur l’absence de preuves écrites et de processus structuré. La mise en place d’outils de suivi partagés et d’un calendrier de coordination permet d’y remédier efficacement.
L’indicateur 13 vise à garantir que l’organisme de formation coordonne l’action de tous les intervenants (formateur, maître d’apprentissage, tuteur) impliqués dans le parcours de l’apprenti.
Pour éviter une non-conformité sur cet indicateur, il est essentiel de formaliser la coordination par des plannings de rencontres, des comptes rendus et la désignation d’un référent. L’absence de documents écrits et l’absence de processus clair constituent les principaux écueils. Les auditeurs attendent des preuves tangibles et récurrentes de cette coordination tout au long du parcours.
L’indicateur 13, intégré au critère 3 « Adaptation aux publics bénéficiaires et accompagnement » du Référentiel National Qualité, impose à l’organisme de formation de démontrer une coordination effective entre tous les acteurs qui gravitent autour de l’apprenti. Cela inclut le ou les formateurs, le maître d’apprentissage en entreprise, le tuteur ou le référent pédagogique, voire d’autres intervenants (accompagnateur handicap, services sociaux, etc.).
La finalité poursuivie par le législateur est double : éviter les ruptures de parcours et garantir une continuité pédagogique entre les temps de formation en centre et les périodes en milieu professionnel. Pour l’auditeur, il ne s’agit pas seulement de constater que des échanges ont lieu, mais bien que l’organisme a structuré une démarche proactive de coordination, avec des outils et des moments dédiés.
Concrètement, l’organisme doit pouvoir produire des éléments tangibles : calendrier de coordination, relevés de décisions, comptes rendus de réunions bilans intermédiaires, voire des traces de communication (emails, espaces collaboratifs). L’absence de formalisation est quasi systématiquement relevée comme une non-conformité.
Lors des audits, certaines carences reviennent avec régularité. Le tableau ci‑dessous les synthétise, en les reliant à leur cause probable et à la mesure corrective recommandée.
| Non‑conformité constatée | Cause probable | Correction à apporter |
|---|---|---|
| Absence de toute preuve de coordination écrite | Processus inexistant ou non documenté | Mettre en place un calendrier de coordination et formaliser les échanges |
| Coordination reposant uniquement sur des échanges téléphoniques informels | Méconnaissance de l’obligation de traçabilité | Structurer les échanges par des comptes rendus même succincts, dater et archiver |
| Pas de désignation d’un référent chargé de la coordination | Répartition des rôles floue | Nommer officiellement un coordonnateur (formateur ou autre) et le mentionner dans les documents |
| Coordination interrompue après le démarrage de la formation | Absence de planification annuelle ou semestrielle | Établir un rétro‑planning des points d’étape obligatoires |
| Documents trop génériques, non individualisés | Simple copie d’un modèle sans adaptation | Rédiger des comptes rendus personnalisés mentionnant le nom de l’apprenti, la date et les actions décidées |
La distinction entre non‑conformité mineure et majeure dépend de l’appréciation de l’auditeur, conformément au guide de lecture diffusé par les instances compétentes.
Les conséquences sont donc directement proportionnelles à la gravité du manquement. Un suivi rigoureux des preuves tout au long du parcours de l’apprenti réduit très significativement le risque de se voir opposer une non‑conformité majeure.
Pour convaincre l’auditeur, il est essentiel de constituer un dossier de preuves variées et actualisées. Le tableau suivant propose une typologie de preuves admises, accompagnée d’exemples concrets.
| Type de preuve | Description | Exemple concret |
|---|---|---|
| Désignation d’un coordonnateur | Fiche de fonction ou lettre de mission identifiant clairement le responsable de la coordination | Extrait du registre du personnel ou fiche de poste mentionnant « Coordonnateur apprentissage » |
| Calendrier prévisionnel de coordination | Document planifiant les rencontres, visites ou points téléphoniques sur l’année | Planning annuel partagé avec les maîtres d’apprentissage, indiquant les dates de réunion |
| Comptes rendus de réunions ou de visites | Trace écrite des échanges, décisions et objectifs arrêtés lors de chaque temps de coordination | Fiche de suivi d’apprenti renseignée à l’issue d’une visite en entreprise |
| Outil collaboratif de suivi | Espace numérique partagé (réseau interne, plateforme) permettant aux acteurs de consulter et d’alimenter les informations | Tableau de bord en ligne par apprenti, avec suivi des compétences et commentaires des tuteurs |
| Rapport d’étonnement ou bilan intermédiaire | Document de synthèse partagé entre les parties prenantes, en cours de formation | Bilan semestriel cosigné par le formateur et le maître d’apprentissage |
Si un constat de carence est établi, ou en amont pour structurer sa démarche, l’organisme peut suivre le plan d’action suivant :
Ce plan peut être adapté selon la taille de l’organisme et le nombre d’apprentis concernés.
Prenons le cas d’un centre de formation d’assistants dentaires accueillant une vingtaine d’apprentis par an. Pour répondre à l’indicateur 13, l’organisme a déployé un classeur de coordination numérique via un cloud privé.
Chaque apprenti dispose d’un dossier partagé auquel ont accès le formateur référent, le maître d’apprentissage en cabinet dentaire, et le responsable pédagogique. Ce dossier contient :
Le formateur référent endosse le rôle de coordonnateur ; il est identifié comme tel dans la fiche de poste. Tous les échanges sont datés et sauvegardés. En audit, l’organisme présente ce dispositif pour quelques dossiers, ce qui atteste d’une coordination régulière et documentée. Cette organisation simple a permis d’obtenir une conformité sans réserve sur l’indicateur 13 lors de l’audit de renouvellement.
Pour vous aider à contrôler votre conformité avant l’audit, voici une liste de vérifications essentielles :
Il est recommandé de consulter périodiquement les publications officielles du ministère du Travail et de France Compétences afin de suivre toute évolution des textes relatifs au Référentiel national qualité. La participation à des groupes d’échanges professionnels ou l’abonnement à des newsletters spécialisées permet également d’anticiper les attentes des auditeurs. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
L’indicateur 13 exige que l’organisme coordonne l’ensemble des actions menées par les différents intervenants auprès de l’apprenti (formateurs, maître d’apprentissage, tuteur, etc.). Cette coordination doit être formalisée, planifiée et tracée par des documents écrits.
Oui, la coordination doit être individualisée. L’auditeur peut demander des preuves pour un échantillon d’apprentis, mais le processus doit couvrir chaque parcours et s’appuyer sur des documents personnalisés.
L’absence totale de documents constitue une non-conformité majeure. Cela peut conduire au refus de certification ou à l’obligation de réaliser un audit complémentaire après mise en conformité.
Un échange de mails peut être recevable à condition qu’il soit daté, qu’il porte sur le suivi de l’apprenti et qu’il soit conservé. Il reste toutefois recommandé de formaliser les échanges dans des comptes rendus structurés.
Non, cet indicateur est spécifique aux formations par apprentissage (contrat d’apprentissage). Il ne concerne pas les autres types de formation continue, bilans de compétences ou actions de formation non alternées.
Non, une même personne peut coordonner plusieurs apprentis, à condition que cela soit clairement défini dans sa mission et que le suivi soit individualisé. L’important est que le rôle soit identifié et formalisé.
Il est essentiel d’intégrer ces formateurs dans le processus de coordination : les inscrire au calendrier des réunions, leur communiquer les outils de suivi et consigner leurs interventions. Un coordonnateur permanent assure la continuité.
Centralisez les éléments qui démontrent votre conformité, prêts pour l'auditeur.
Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.