Un guide concret pour comprendre comment les indicateurs du Référentiel National Qualité s’appliquent aux actions de validation des acquis de l’expérience (VAE) et préparer efficacement son audit.
Le référentiel Qualiopi pour la VAE s’articule autour de 7 critères et d’indicateurs spécifiques. L’organisme doit démontrer une information transparente, une adaptation du parcours à chaque candidat, la qualification de ses intervenants et une traçabilité rigoureuse. Chaque indicateur est vérifié sur la base de preuves concrètes, documentées et actualisées. L’audit évalue la conformité sur un échantillon de dossiers récents.
La certification Qualiopi pour les actions de VAE exige de satisfaire aux indicateurs du Référentiel National Qualité dédiés à cette catégorie d’action, tels que définis par le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019.
L’organisme de VAE doit identifier les indicateurs qui le concernent, structurer ses procédures (information, diagnostic, accompagnement, jury) et constituer un dossier de preuves organisé. Une attention particulière est portée à la personnalisation du parcours et à l’impartialité du jury. L’audit vérifie la réalité des pratiques sur une période récente cohérente avec le cycle d’audit.
La loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a instauré l’obligation de certification qualité pour les organismes réalisant des actions de formation, de bilan de compétences, de validation des acquis de l’expérience (VAE) et d’apprentissage. Le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 a précisé le contenu du Référentiel National Qualité (RNQ), lequel distingue quatre catégories d’actions, chacune dotée de ses propres indicateurs.
La VAE n’est pas une action de formation : c’est un processus individuel de reconnaissance de l’expérience. Les indicateurs qui s’y rapportent sont donc conçus pour évaluer la capacité de l’organisme à accompagner le candidat dans la constitution de son dossier et sa préparation au jury. Ils se distinguent nettement de ceux de la formation continue : pas de programme pédagogique collectif, mais un accompagnement sur-mesure ; pas d’évaluation en cours de formation, mais une évaluation finale par un jury qualifié.
Le référentiel s’organise en 7 critères qualité, qui se déclinent en plusieurs indicateurs pour la VAE. Ces critères couvrent : l’information du public, la conception et la réalisation des prestations, l’accompagnement du bénéficiaire, la qualification et le développement des compétences des personnels, l’inscription et l’investissement de l’organisme dans son environnement, le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations. Chaque critère se vérifie par un ensemble de preuves tangibles.
Comprendre cette architecture est la première étape pour aborder sereinement un audit Qualiopi en VAE. L’auditeur n’attend pas un discours général, mais des éléments objectifs démontrant la maîtrise opérationnelle de chaque indicateur.
Le premier critère du RNQ impose de diffuser une information claire, transparente et facilement accessible sur l’offre de VAE. L’organisme doit renseigner le public sur le déroulement du parcours, les conditions d’accès, les délais prévisionnels, le coût éventuel, les résultats attendus et les taux de réussite.
Les informations doivent être disponibles sur le site internet de l’organisme et sur tout support de communication. Elles incluent également les dispositions d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap. Une attention particulière est portée à l’exactitude des données chiffrées (taux de validation …).
Parmi les éléments attendus :
L’auditeur vérifiera la cohérence entre les informations publiées et les documents internes (contrats, conventions…). Il pourra aussi interroger des candidats sur la manière dont ils ont eu connaissance de l’offre. La mise à jour régulière de ces données est essentielle ; une information obsolète serait un point de non-conformité.
Le cœur de la VAE réside dans l’individualisation du parcours. Le RNQ exige que l’organisme démontre sa capacité à adapter ses prestations à la situation et aux besoins de chaque candidat. Cela commence par un diagnostic approfondi et se poursuit par un accompagnement souple.
Concrètement, l’organisme doit :
L’organisme veillera à ce que l’accompagnement ne soit pas un copier-coller d’un parcours type. L’auditeur examinera un échantillon de dossiers pour vérifier la réalité de cette personnalisation. Il demandera à rencontrer des accompagnateurs et pourra interroger des candidats sur leur vécu.
Dans la VAE, la décision de validation partielle ou totale est prononcée par un jury. Le RNQ consacre plusieurs indicateurs à sa composition, à son fonctionnement et à l’exigence d’impartialité.
Le jury doit être composé de personnes qualifiées, dont au moins un représentant qualifié de la profession concernée par le diplôme ou le titre visé. L’organisme doit prouver que ses membres disposent de l’expertise nécessaire :
L’impartialité est un enjeu central. L’organisme doit pouvoir démontrer qu’aucun membre du jury n’a participé à l’accompagnement du candidat, ou qu’il s’en est retiré en cas d’implication antérieure. Des règles de prévention des conflits d’intérêts sont formalisées.
Les preuves attendues : liste nominative des jurys avec qualités, CV, charte de déontologie signée, compte rendu de délibérations, et, le cas échéant, formations suivies. L’auditeur vérifiera aussi que les décisions sont motivées et communiquées au candidat.
La certification Qualiopi exige une traçabilité rigoureuse de l’action VAE, depuis le premier contact jusqu’à la décision du jury. Chaque étape clé doit être documentée et conservée pendant la durée légale de conservation des pièces.
Les indicateurs portent sur :
L’organisme doit être capable de reconstituer le parcours d’un candidat sur demande. L’auditeur pourra demander à consulter le dossier complet d’un ou plusieurs bénéficiaires. Il vérifiera la présence de tous les documents contractuels (convention ou contrat de VAE, devis accepté…), des attestations de présence et des évaluations.
Une attention particulière est portée au classement et à l’archivage des preuves. Un dossier électronique bien structuré facilite grandement l’audit. Pensez à anonymiser les données personnelles si nécessaire.
Un audit réussi repose sur une préparation méthodique. Avant la visite, l’organisme doit rassembler toutes les preuves et s’assurer de leur cohérence. Voici un tableau récapitulatif des principales familles d’indicateurs, des preuves et des écueils à éviter.
| Thématique | Preuves clés | Points de vigilance |
|---|---|---|
| Information du public | Captures d’écran du site, brochures, comptes rendus de réunions d’information | Vérifier l’actualisation des données (dates, chiffres). |
| Diagnostic et adaptation | Grilles de diagnostic, plans d’accompagnement signés, traces d’ajustements | Chaque plan doit être unique et refléter la réalité du parcours. |
| Qualification du jury | CV, listes de jurys, charte de déontologie, comptes rendus de délibération | Impartialité prouvée : pas de cumul accompagnateur/jury. |
| Traçabilité et suivi | Émargements, comptes rendus d’entretiens, dossiers candidats | Les dates et signatures sont essentielles. |
| Appréciations et réclamations | Questionnaires, registre des réclamations, réponses apportées | Montrer l’exploitation des résultats (actions correctives). |
En complément, l’organisme doit démontrer qu’il formalise et actualise régulièrement ses processus. Une revue documentaire préalable (procédures, modèles de documents) est recommandée. L’implication des équipes est capitale : chaque accompagnateur doit connaître les attendus et pouvoir en parler. Enfin, simulez un entretien avec les auditeurs en vous posant la question : « Comment prouvez-vous que… ? ».
Les textes fondateurs (loi n° 2018-771 et décret n° 2019-565) restent les piliers réglementaires. Toute évolution du référentiel est publiée sur Légifrance. Il est conseillé de consulter les publications officielles du ministère du Travail pour anticiper d’éventuels ajustements. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
Les indicateurs couvrent l’information du public, le diagnostic et l’adaptation du parcours, la qualification et l’impartialité du jury, le suivi du candidat, la traçabilité, la prise en compte des appréciations et le traitement des réclamations. Ils sont déclinés de manière spécifique pour la VAE.
En présentant des captures d’écran du site web, des brochures à jour, les comptes rendus de réunions d’information collective, et tout support mentionnant les prérequis, délais, coûts et taux de réussite. Ces éléments doivent être datés et accessibles.
Oui, le référentiel exige une personnalisation du parcours. Un diagnostic initial doit identifier les besoins du candidat, aboutir à un plan d’accompagnement signé, et les ajustements en cours de parcours doivent être tracés.
En fournissant la composition du jury, les CV de ses membres attestant de leur expertise, une déclaration d’absence de conflit d’intérêts, et des règles de fonctionnement garantissant l’objectivité (rotations, double regard...).
Les indicateurs VAE sont adaptés à une démarche individuelle : pas de référentiel pédagogique collectif, mais un accompagnement sur mesure ; pas d’évaluation des acquis en formation, mais une évaluation par un jury ; l’information du public est axée sur le processus VAE et non sur un catalogue de formations.
Le dossier de preuves doit inclure les supports d’information, les diagnostics et plans d’accompagnement signés, les CV et attestations de formation des accompagnateurs, la composition du jury, les enregistrements des échanges avec le candidat, et le registre des éventuelles réclamations.
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Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.