Une checklist structurée par critère permet de passer en revue chaque exigence du Référentiel national qualité avant l’audit de certification Qualiopi.
Une checklist structurée par critère permet de passer en revue chaque indicateur du Référentiel National Qualité avant l’audit. Pour chacun des 7 critères, l’organisme contrôle les preuves attendues, les pratiques documentées et la traçabilité des processus. Cette approche systématique réduit les écarts et sécurise la certification Qualiopi.
Checklist qualité structurée selon les 7 critères du Référentiel National Qualité, détaillant les vérifications à effectuer avant un audit de certification Qualiopi.
L’organisme de formation doit préparer, pour chaque critère, les preuves matérielles correspondant aux indicateurs. Il rassemble les documents, vérifie leur cohérence sur une période récente et s’assure de la traçabilité des processus clés. Le jour de l’audit, les éléments sont ainsi accessibles et conformes aux exigences.
Le premier critère, défini par le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au Référentiel national qualité, porte sur l’information que l’organisme diffuse auprès du public. Il couvre les indicateurs 1 à 3 et vise à garantir que les futurs bénéficiaires disposent d’une vision claire des prestations, des conditions d’accès et des résultats. La loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a renforcé cette obligation de transparence.
Voici une checklist synthétique pour ce critère :
| Indicateur | Points à contrôler | Exemples de preuves |
|---|---|---|
| 1 – Diffuser une information accessible | Le site internet, la plaquette ou tout support présente les formations, les modalités (présentiel, distanciel, durée), les prérequis, les délais d’accès, les tarifs (si applicable) et les résultats (taux de réussite, certification visée). Vérifier que l’information est datée et cohérente avec les prestations réellement délivrées, et accessible numériquement. | Captures d’écran du site, fiches programme, extrait de catalogue |
| 2 – Indiquer les conditions de prise en charge | Les modalités de financement sont explicitées (prise en charge OPCO, CPF, financement personnel, etc.) si l’organisme est concerné. Contrôler que les mentions légales sont présentes. | Mentions sur les devis, CGV, page dédiée du site |
| 3 – Rendre compte des résultats | L’organisme publie et met à jour les indicateurs de résultats : taux de réussite, taux d’abandon, satisfaction, insertion professionnelle (si mesurée). Ces données sont cohérentes sur une période récente, en lien avec les cycles d’audit. | Rapports d’activité, tableaux de bord, bilans pédagogiques |
Le jour de l’audit, l’organisme présente ces preuves de manière structurée, par exemple via un tableur listant chaque indicateur et le document associé. Une vérification préalable de la cohérence des dates et des contenus évite les écarts.
Les indicateurs 4 à 7 du critère 2 exigent que chaque prestation réponde à un besoin précisément identifié, avec des objectifs clairs et un contenu adapté. Pour l’auditeur, la cohérence entre le positionnement initial, les objectifs annoncés et l’évaluation finale constitue un fil conducteur majeur.
Il est conseillé de compiler ces éléments par type de prestation (formation, bilan de compétences, VAE) dans un dossier dédié, en préparant un échantillon représentatif sur une période cohérente. Un schéma de flux illustrant le parcours d’un apprenant depuis l’expression du besoin jusqu’à l’évaluation finale peut renforcer la démonstration.
Ce troisième critère (indicateurs 8 à 11) vise à garantir que l’organisme adapte ses prestations à la diversité des publics accueillis, notamment en matière de positionnement, d’accompagnement et de prise en compte du handicap. Même en l’absence de demande spécifique, l’organisme démontre qu’il a anticipé ces dimensions.
L’organisme peut s’appuyer sur un registre spécifique ou intégrer ces éléments dans le dossier du bénéficiaire. La traçabilité de ces adaptations renforce la démonstration de conformité.
Le critère 4 (indicateurs 12 à 17) concerne l’adéquation des moyens alloués aux prestations. Il couvre les ressources humaines, matérielles et pédagogiques, ainsi que la sécurisation des environnements de formation. Un inventaire à jour de l’ensemble des ressources facilite le contrôle de l’auditeur.
L’ensemble de ces éléments doit être documenté sur une période récente, adaptée au cycle d’audit.
Les indicateurs 18 à 22 portent sur la qualification des personnels et leur développement continu. Pour les formateurs occasionnels ou les sous-traitants, l’organisme doit également disposer des justificatifs correspondants. Un tableau de bord récapitulatif avec les dates de validité des certifications peut s’avérer précieux.
Le dossier individuel de chaque intervenant doit être complet et actualisé avant l’audit. L’anticipation de ces vérifications garantit une présentation fluide le jour de l’audit.
Les deux derniers critères du référentiel (indicateurs 23 à 32) encadrent l’inscription de l’organisme dans son environnement juridique et sa capacité à recueillir puis exploiter la parole des usagers. Une checklist combinée permet de ne rien omettre.
Pour le critère 6 (indicateurs 23 à 27), l’organisme contrôle :
Pour le critère 7 (indicateurs 28 à 32), l’organisme vérifie :
Un tableau de bord consolidant les taux de satisfaction et les actions d’amélioration constitue une preuve appréciée. L’organisme rassemble ces éléments sur une période cohérente, idéalement depuis le dernier audit. Ces deux critères attestent de la maturité organisationnelle de l’organisme.
Les textes relatifs au Référentiel national qualité restent stables depuis leur publication. Les évolutions récentes concernent principalement la certification des prestations d’apprentissage, avec une vigilance à porter sur les critères d’enregistrement. Les organismes doivent suivre les publications officielles pour anticiper d’éventuelles modifications. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
La certification Qualiopi s’appuie sur le Référentiel National Qualité qui comporte 7 critères déclinés en 32 indicateurs. Chaque critère couvre un domaine spécifique comme l’information du public, les objectifs des prestations ou la qualification des personnels.
Aucune obligation ne l’impose, mais une checklist structurée par critère facilite grandement la préparation. Elle permet de s’assurer que chaque indicateur est couvert et que les preuves sont accessibles et cohérentes.
Les indicateurs du référentiel sont les mêmes pour tous, mais leur application peut varier selon l’activité, le statut ou le public accueilli. Un organisme réalisant uniquement du bilan de compétences n’aura pas à démontrer les mêmes preuves qu’un centre de formation en présentiel, par exemple.
La checklist doit être revue à chaque étape clé du cycle d’audit, c’est-à-dire avant un audit initial, de surveillance ou de renouvellement. Une mise à jour régulière, au fil des évolutions internes ou réglementaires, évite les mauvaises surprises.
Oui, de nombreux organismes font appel à un consultant externe ou utilisent des ressources sectorielles pour valider leur préparation. L’essentiel est de conserver la maîtrise des preuves et de s’assurer de leur véracité.
Si un indicateur n’est pas applicable en raison de l’activité ou du public, l’organisme doit en apporter la justification. Il peut s’agir d’une note expliquant pourquoi la situation ne se présente pas, étayée par la nature des prestations déclarées.
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Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.