La convention de formation formalise les engagements entre l’organisme de formation et son client, et constitue une preuve clé pour l’indicateur 4 du Référentiel National Qualité.
La convention de formation professionnelle formalise les engagements entre l’organisme de formation et le bénéficiaire ou le financeur. Pour la certification Qualiopi, ce document doit inclure des mentions obligatoires comme l’identification des parties, les objectifs, le programme, le prix et les modalités d’exécution. Il constitue une preuve tangible pour l’indicateur 4 du Référentiel National Qualité, qui exige un document contractuel précis.
Document contractuel encadrant une prestation de formation et servant de preuve pour l’indicateur 4 du Référentiel National Qualité.
La convention de formation doit inclure l’identification des parties, l’objectif de la formation, le programme, les modalités, le coût et les conditions d’annulation. Elle est systématiquement vérifiée lors d’un audit Qualiopi pour attester de la conformité de l’indicateur 4 relatif au contenu des conventions.
La convention de formation professionnelle est un document contractuel qui fixe les conditions dans lesquelles une action de formation est réalisée. Elle lie l’organisme de formation, le bénéficiaire (stagiaire) et éventuellement le financeur. Au-delà de son rôle juridique de sécurisation des parties, elle remplit une fonction essentielle dans le cadre de la certification Qualiopi : démontrer que l’organisme formalise clairement les modalités de ses prestations.
Ce document permet notamment de préciser les engagements réciproques : objectifs pédagogiques, contenu, durée, prix, modalités de suivi et d’évaluation, conditions d’annulation ou de report. Il sert également de support en cas de litige ou de contrôle. Dans le processus d’audit Qualiopi, l’auditeur examine les conventions pour vérifier qu’elles comportent les mentions attendues et qu’elles sont effectivement utilisées. La convention constitue donc un moyen de preuve tangible, qu’il est conseillé de conserver soigneusement.
Pour répondre aux exigences du Référentiel National Qualité, la convention de formation doit comporter un certain nombre de rubriques. La liste ci-dessous présente les informations essentielles, en s’appuyant sur les pratiques couramment admises et les textes relatifs à la certification Qualiopi. Selon l’activité, le type de financement ou le public visé, certaines rubriques peuvent être adaptées.
| Rubrique | Contenu attendu |
|---|---|
| Identification des parties | Nom, adresse, SIRET de l’organisme ; nom et coordonnées du bénéficiaire et/ou du financeur. |
| Objet de la convention | Intitulé de la formation, nature de l’action (adaptation, développement des compétences, etc.). |
| Objectifs pédagogiques | Objectifs précis, mesurables, en lien avec les compétences visées. |
| Programme et contenu | Description détaillée des modules, séquences, méthodes pédagogiques. |
| Durée et dates | Nombre total d’heures, dates de début et de fin, calendrier prévisionnel. |
| Modalités de formation | Présentiel, distanciel, mixte ; lieux ; moyens techniques. |
| Délivrance d’une certification | Le cas échéant, intitulé de la certification, modalités d’examen. |
| Prix et modalités de paiement | Coût total (HT ou TTC), éventuelles exonérations, échéancier. |
| Conditions d’annulation ou de report | Délais de préavis, pénalités éventuelles, cas de force majeure. |
| Suivi de l’assiduité et absences | Feuilles d’émargement, justificatifs, conséquences des absences. |
| Règlement intérieur | Rappel des règles applicables, renvoi au règlement intérieur de l’organisme. |
| Clauses spécifiques | Selon le financement (CPF, OPCO, etc.) : conditions de prise en charge, obligations comptables. |
La convention de formation est principalement associée à l’indicateur du Référentiel National Qualité qui exige la formalisation des conditions de déroulement de la prestation (souvent désigné comme indicateur 4). Cet indicateur vérifie que l’organisme conclut une convention ou un contrat avec le bénéficiaire ou le financeur, et que ce document contient les informations nécessaires pour garantir la transparence.
En complément, la convention peut servir de preuve pour d’autres indicateurs, notamment ceux relatifs à la diffusion d’une information claire sur l’offre de formation. Par exemple, la présence d’objectifs pédagogiques détaillés dans la convention démontre que l’organisme a bien informé le client en amont. Il est donc recommandé de considérer ce document comme un levier de preuve transverse. L’auditeur Qualiopi examinera la convention pour s’assurer de sa complétude et de sa signature.
La rédaction d’une convention de formation professionnelle nécessite de suivre une logique structurée pour ne rien omettre. Voici les étapes recommandées, adaptées aux exigences de la certification Qualiopi.
Certaines erreurs récurrentes peuvent fragiliser la valeur probante de la convention de formation lors d’un audit Qualiopi. Voici les plus courantes et comment les éviter.
| Erreur | Conséquence | Solution |
|---|---|---|
| Oubli du prix ou des modalités de paiement | L’information n’est pas transparente, risque de non-conformité. | Relire et inclure systématiquement une rubrique tarifaire, même si le coût est zéro. |
| Objectifs pédagogiques trop vagues (ex : « maîtriser l’outil ») | L’auditeur ne peut pas vérifier l’adéquation formation/besoin. | Formuler des objectifs opérationnels, mesurables (ex : « être capable de… »). |
| Absence du programme détaillé | La prestation n’est pas suffisamment définie. | Lister tous les modules avec leur durée respective. |
| Dates ou horaires non précisés | Manque de clarté sur le déroulement. | Indiquer au minimum le début, la fin et la durée totale. |
| Conditions d’annulation inexistantes ou abusives | Source de litige. | Prévoir une clause équilibrée, conforme aux usages. |
| Convention type non personnalisée | Incohérence avec la prestation réelle. | Adapter chaque convention à l’action. |
| Non-prise en compte des spécificités du financeur | Rejet par le financeur. | Vérifier les clauses particulières exigées (OPCO, CPF). |
| Défaut de signature ou signature incomplète | Preuve inexploitable. | Obtenir toutes les signatures avant le début de la formation. |
Voici un exemple de plan type pour une convention de formation professionnelle, reprenant les rubriques essentielles. Il ne constitue pas un modèle obligatoire, mais un support à adapter en fonction du contexte.
Cette structure peut être enrichie d’annexes (programme détaillé, règlement intérieur) pour plus de clarté. L’important est de conserver une organisation logique et exhaustive.
Pour optimiser l’usage de la convention comme preuve Qualiopi, quelques bonnes pratiques sont à retenir. Tout d’abord, conservez un exemplaire signé de chaque convention dans le dossier du stagiaire ou dans un système de gestion documentaire sécurisé. Cela permet de la présenter rapidement à l’auditeur. Ensuite, vérifiez que le contenu correspond exactement à la formation réalisée : toute modification en cours de prestation doit faire l’objet d’un avenant.
Utilisez un langage clair et compréhensible par le bénéficiaire, en évitant le jargon excessif. Si la formation s’adresse à un public en situation de handicap, prévoyez des clauses d’adaptation raisonnable. Enfin, restez en veille sur les évolutions des exigences des financeurs, car certains (OPCO, CPF) imposent des mentions complémentaires. Une relecture périodique de vos modèles avec un conseil juridique spécialisé est recommandée.
Les textes relatifs à la certification Qualiopi n’ont pas connu de modification récente concernant le contenu des conventions de formation. Néanmoins, il est conseillé de consulter régulièrement les sources officielles, telles que le site du ministère du Travail ou de France Compétences, pour s’assurer qu’aucune nouvelle obligation n’a été introduite, notamment en lien avec les réformes du financement de la formation. Certaines plateformes (comme le service public) peuvent annoncer des mises à jour. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
En pratique, toute action de formation doit être formalisée par une convention ou un contrat. Le Référentiel National Qualité exige cette convention pour l’indicateur 4, quelle que soit la durée ou le financement de la formation.
C’est l’indicateur 4 du Référentiel National Qualité qui demande de formaliser les conditions de déroulement de la prestation. D’autres indicateurs peuvent s’appuyer sur la convention comme preuve complémentaire.
Oui, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite, sous réserve de respecter les conditions du règlement eIDAS. L’auditeur Qualiopi acceptera une convention signée électroniquement si l’intégrité du document est garantie.
Oui, une convention de sous-traitance doit être établie entre l’organisme principal et le sous-traitant. Elle précise les obligations de chaque partie et doit également comporter les mentions obligatoires.
Vous devez utiliser le modèle imposé par le financeur. Vérifiez simplement que ce modèle contient toutes les mentions exigées par le Référentiel National Qualité. Dans le cas contraire, ajoutez une annexe ou un avenant pour compléter.
La terminologie varie selon les textes, mais sur le fond, ces documents remplissent la même fonction de contractualisation. En pratique, on parle de convention lorsqu’il y a un financeur tiers, et de contrat pour une relation bilatérale. L’auditeur Qualiopi ne fait pas de distinction.
Conservez un exemplaire signé par les deux parties dans le dossier du stagiaire ou du client. La signature électronique ou un bordereau de remise peut également servir de preuve.
Centralisez les éléments qui démontrent votre conformité, prêts pour l'auditeur.
Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.