Les conditions générales de vente (CGV) sont un document contractuel essentiel pour un organisme de formation certifié Qualiopi. Elles informent le public sur les modalités d’inscription, les tarifs, les conditions d’annulation et bien d’autres aspects. Ce guide détaille le contenu attendu et explique comment les CGV servent de moyen de preuve lors de l’audit, sans jamais garantir la conformité à elles seules.
Les conditions générales de vente (CGV) d’un organisme de formation détaillent les règles contractuelles applicables aux prestations proposées. Pour la certification Qualiopi, elles constituent un élément de preuve de l’information du public (indicateur 5 du Référentiel national qualité). Le document doit être accessible, à jour et refléter la réalité des pratiques de l’organisme.
Document contractuel qui définit les droits et obligations des parties lors de l’achat d’une formation, servant de preuve pour l’indicateur 5 du Référentiel national qualité (Qualiopi).
Les CGV informent les clients sur l’ensemble des modalités de vente : inscription, prix, annulation, responsabilité. Elles sont un justificatif attendu lors de l’audit Qualiopi pour démontrer la transparence de l’information. Leur contenu doit être cohérent avec les pratiques réelles et accessible sur demande ou en ligne.
Les conditions générales de vente (CGV) constituent le socle contractuel entre l’organisme de formation et son client (particulier, entreprise ou financeur). Elles définissent les droits et obligations de chaque partie dès la prise de contact commerciale. Au-delà de leur portée juridique, elles remplissent une fonction d’information essentielle : en explicitant clairement les modalités d’inscription, les prix, les procédures d’annulation ou les règles de facturation, l’organisme rassure et encadre la relation. Dans le cadre de la certification Qualiopi, les CGV sont un moyen de preuve incontournable pour l’indicateur 5, qui exige que le public soit informé avec précision sur les conditions de déroulement des prestations. Elles démontrent que l’organisme respecte son obligation de transparence. L’auditeur ne juge pas seulement l’existence du document, mais sa pertinence, sa mise à jour et son adéquation avec les pratiques observées. Un document générique, obsolète ou trop imprécis constitue un point de vigilance.
| Rubrique | Contenu attendu |
|---|---|
| Objet et champ d’application | Préciser que les CGV s’appliquent à toutes les prestations de formation proposées par l’organisme, en présentiel ou à distance. |
| Définitions | Clarifier les termes : stagiaire, client, commanditaire, convention de formation, etc. |
| Conditions d’inscription | Modalités pratiques : formulaire en ligne, délai, prérequis éventuels, sélection, confirmation d’inscription. |
| Tarifs et modalités de paiement | Montant TTC (ou HT si précisé), échelonnement possible, délais de règlement, pénalités de retard. |
| Prise en charge financière | Information sur les financements possibles (OPCO, CPF, employeur) et les démarches à effectuer par le client. |
| Annulation et report | Conditions et délais d’annulation (par le client ou l’organisme), cas de force majeure, remboursement éventuel. |
| Déroulement de la formation | Horaires, lieu, moyens pédagogiques, accès aux ressources, présence obligatoire, évaluation. |
| Responsabilités et assurances | Limitation de responsabilité, couverture assurantielle de l’organisme, obligation du client. |
| Propriété intellectuelle | Droits d’auteur sur les supports de formation, utilisation par le client, confidentialité. |
| Données personnelles (RGPD) | Mention de la politique de confidentialité, finalités du traitement, droits des personnes. |
| Règlement intérieur | Rappel des règles de vie collective si applicable (pour les formations en groupe). |
| Droit de rétractation | Pour les consommateurs particuliers, mention des 14 jours légaux et des exceptions (prestations commencées). |
| Accessibilité handicap | Indiquer les aménagements possibles, le contact du référent handicap, ou la procédure de demande d’adaptation. |
| Médiation et litiges | Coordonnées du médiateur, tribunal compétent en cas de conflit. |
Les CGV sont directement mobilisées pour l’indicateur 5 du Référentiel national qualité : « Le prestataire informe le public sur les conditions de déroulement des prestations, notamment les modalités d’inscription, de sélection, d’évaluation, de suivi, les moyens pédagogiques et d’encadrement, les modalités d’évaluation, les débouchés, les conditions générales de vente… ». Cet indicateur, issu du décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national qualité, impose de mettre à disposition une information claire et actualisée. Les CGV en sont le support privilégié pour la partie contractuelle et tarifaire. Elles peuvent également servir pour l’indicateur 2 (informations précises et non mensongères) lorsqu’elles détaillent la nature exacte de la formation, et pour l’indicateur 6 (prise en compte des situations de handicap) si elles incluent une rubrique dédiée. Toutefois, les CGV ne couvrent pas à elles seules l’ensemble des exigences de ces indicateurs ; elles doivent être complétées par d’autres preuves (site internet, fiches programmes, procédure handicap).
| Erreur | Correction attendue |
|---|---|
| Absence de rubrique « annulation » | Prévoir les conditions et délais pour le client comme pour l’organisme, en distinguant les cas de force majeure. |
| Mention imprécise sur les tarifs | Indiquer si le prix est TTC ou HT, les frais supplémentaires éventuels et les modalités de révision. |
| Copie de CGV génériques trouvées en ligne | Personnaliser chaque rubrique en fonction de l’activité réelle de l’organisme et de son contexte. |
| Oubli de la dimension handicap | Inclure un paragraphe expliquant la procédure de demande d’aménagement et le contact du référent. |
| Absence de dates de mise à jour | Mentionner la date de dernière révision et la fréquence de réexamen. |
| Confusion entre CGV et règlement intérieur | Distinguer les deux documents : les CGV traitent de la relation contractuelle, le règlement intérieur des règles de vie en formation. |
| Non-respect du droit de rétractation (particuliers) | Si le client est un consommateur, rappeler le délai de 14 jours et les exceptions prévues par la loi. |
| Impossibilité de fournir le document lors de l’audit | Disposer d’une version PDF datée et accessible, prête à être présentée à tout moment. |
Voici un exemple de plan pour des CGV d’organisme de formation, à adapter selon votre offre (inter-entreprise, intra-entreprise, blended learning) :
Pour maximiser l’efficacité de vos CGV lors d’un audit Qualiopi, conservez une version datée et archivée de chaque mise à jour. Cela prouve votre démarche d’amélioration continue. Si vous modifiez un point important (tarifs, conditions d’annulation), communiquez clairement la nouvelle version à vos clients. N’hésitez pas à faire référence à vos CGV dans vos autres supports (contrats, conventions de formation) pour montrer la cohérence du dispositif d’information. Enfin, testez la lisibilité du document avec un client réel : un retour extérieur permet souvent de repérer des formulations trop complexes. Pensez également à prévoir une traduction anglaise si vous accueillez un public international, mais la version française fait foi lors de l’audit.
Les exigences relatives aux conditions générales de vente dans le cadre de la certification Qualiopi n’ont pas connu de modification substantielle depuis la publication du décret n° 2019-565 du 6 juin 2019. Toutefois, une attention accrue est portée par les auditeurs sur l’accessibilité du document et la précision des mentions relatives aux situations de handicap. Les évolutions récentes en matière de droit de la consommation et de protection des données (RGPD) doivent être intégrées si votre public inclut des particuliers. Dernière vérification éditoriale : 3 juin 2026.
La loi n’impose pas de formalisme spécifique de CGV aux organismes de formation, mais le Code de la consommation peut imposer des informations précontractuelles. Dans le cadre Qualiopi, l’indicateur 5 exige que le public soit informé des conditions générales de vente. Il est donc fortement recommandé de disposer d’un tel document.
Elles doivent être facilement accessibles au public, par exemple sur votre site internet (page dédiée ou lien dans le pied de page). Elles doivent également être systématiquement jointes aux devis et consultables sur demande. Lors de l’audit, vous devez être en mesure de les présenter rapidement.
Le prix doit être indiqué de manière claire, en précisant s’il s’entend TTC ou HT, et en détaillant ce qu’il inclut (supports, pauses, repas éventuels). Les modalités de paiement (acompte, échéancier) et les éventuels frais annexes (déplacement, hébergement) doivent aussi figurer.
Non, il est préférable de distinguer les deux documents. Les CGV traitent de la relation contractuelle et commerciale, tandis que le règlement intérieur rappelle les règles de vie en collectivité (horaires, sécurité, usage des locaux). Un renvoi au règlement intérieur peut être inséré dans les CGV.
L’auditeur vérifiera la cohérence entre le contenu des CGV et vos pratiques : par exemple, en comparant des factures, des avenants ou des échanges de mails avec les CGV. Conservez des preuves de mise à jour et de communication aux clients.
Sans périodicité imposée par la certification, il est prudent de réviser vos CGV dès qu’un élément change (tarif, offre, législation). Une version datée et l’historique des modifications démontrent une gestion maîtrisée du document.
Une non-conformité sur l’indicateur 5 peut être relevée par l’auditeur, entraînant une obligation de mise en conformité. Si elle n’est pas levée, cela peut aller jusqu’à la suspension ou au retrait de la certification. Les textes relatifs au référentiel national qualité prévoient que l’auditeur évalue le degré d’écart.
Centralisez les éléments qui démontrent votre conformité, prêts pour l'auditeur.
Centraliser mes preuves QualiopiSources : Guide de lecture du Référentiel national qualité · France Compétences. Contenu informatif, à valider par un référent Qualiopi.