Assurer la gestion administrative d’un organisme de formation

Fiche RS7621 — certification du Répertoire Spécifique, portée par Formites. Données officielles France Compétences.

Définition courte

Assurer la gestion administrative d’un organisme de formation est une certification enregistrée au Répertoire Spécifique (RS). Elle atteste de compétences ou de connaissances complémentaires et est portée par Formites.

Données officielles

Code	RS7621
Intitulé	Assurer la gestion administrative d’un organisme de formation
Répertoire	Répertoire Spécifique (RS)
Certificateur	Formites
Échéance d’enregistrement	26/06/2029
Type d’enregistrement	Enregistrement sur demande
Code NSF	324t — Saisie, mise en forme et communication des données
Formacodes	35004 (Secrétariat assistanat formation) ; 32054 (Gestion des organisations)

Objectifs et contexte

Cette certification contribue à former des assistants administratifs aux spécificités de l’assistanat administratif en organisme de formation de petites tailles ou des entreprises conseils qui ont développé une branche formation, à savoir :

• Assurer la veille réglementaire et documentaire d’un organisme de formation (Qualiopi, décrets 2025, Règlement général sur la protection des données (RGPD), directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS), Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF), document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP), législation en constante évolution)
• Réaliser la gestion administrative des parcours apprenants : création, suivi, archivage des dossiers, gestion des feuilles d’émargement, attestations, saisie documentaire
• Garantir la conformité qualité et la traçabilité des processus administratifs de l’organisme de formation (OF) (audit interne, collecte des preuves, préparation des contrôles)
• Communiquer avec les financeurs, organismes de contrôle et partenaires extérieurs (opérateurs de compétences (OPCO), entreprises clients, administration)
• Prévenir les risques professionnels et veiller à l’ergonomie administrative (DUERP, gestion du stress, procédure de confidentialité, sécurisation des données)
• Assister les missions liées aux obligations en matière de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) L’assistant de formation s’occupe :
• de l’accueil et de l’information, du public,
• des inscriptions et du suivi des participants aux formations,
• de la gestion du planning des formateurs,
• de la tenue des dossiers
• de la gestion logistique des cours dispensés en éditant et rassemblant les documents pédagogiques et en réservant les salles
• de coordonner tous les acteurs de la formation autour d’un même objectif : la réussite de l’action de formation dans le respect des règles imposées par la DREETS, la DGCCRF et la certification Qualiopi, du DUERP
• de la diffusion du catalogue de formations sur les différentes plateformes dédiées et le site internet de l’organisme
• de la prise en charge financière des formations (conseils, accompagnement des candidats dans la rédaction de la demande et saisie et suivi sur les différentes plateformes durant la formation jusqu’à la clôture de la formation et les différents documents en lien)
• de la tenue des dossiers face aux exigences de Qualiopi, des différents financeurs, de la conformité DREETS. Public cible : Salarié ou demandeur d’emploi, désirant travailler dans un organisme de formation privé ou des entreprises bénéficiant d’un service formation
• assistant administratif et comptable
• formateur indépendant quel que soit son statut social
• coordinateur pédagogique
• directeur d’établissement d’enseignement supérieur & formation continue
• responsable centre de formation

Capacités attestées

Mettre en place les procédures administratives en corrélation avec les obligations de la DREETS, de la DGCCRF et du RGPD, en réalisant une veille sur les évolutions, afin d’être en conformité avec ces obligations Réaliser le suivi des indicateurs Qualiopi et les documents associés, grâce à des procédures administratives, un classement rigoureux et une veille sur les évolutions du référentiel, afin d’offrir un service conforme aux exigences du référentiel national qualité (RNQ) Assurer une publication de l’offre de formation sur les outils numériques disponibles (EDOF, CARIF OREF, KAIROS…), en respectant les règles de communication des différents supports, en assurant une communication inclusive, afin de permettre au grand public d’accéder à l’information sur différents supports Accueillir les candidats à la formation, en mettant en place une procédure d’accueil permettant de leur proposer une action de formation et un financement en adéquation avec leurs profils (Actif, personne en situation de handicap, non actif…) et leurs attentes. Assurer le suivi satisfaction et insertion durant, en fin et post formation des apprenants, selon les règles imposées par le financeur et le commanditaire ou mises en place en interne, afin d’établir les bilans qualitatifs et quantitatifs de la formation Organiser la tenue du dossier candidat et de l’action de formation de l’entrée en formation jusqu’à la clôture de l’action, afin d’assurer la fiabilité des documents et le repérage des documents, en s’appuyant notamment sur les outils numériques. Intégrer les principes de la RSE notamment liés à la sécurité et à la qualité de vie au travail, en participant à l’élaboration et à la mise en œuvre des actions RSE spécifiques obligatoires à la formation, en diffusant les supports de sensibilisation sur les pratiques écoresponsables (accueil, déplacements, fournitures, outils numériques) et en exerçant une veille, afin de garantir une conformité réglementaire, et préserver la santé, la sécurité et le bien-être au travail de toutes les parties prenantes. Mobiliser les outils d’intelligence artificielle pour concevoir, analyser, optimiser et documenter les processus et supports administratifs de la formation, en formulant et explicitant la démarche des prompts adaptés et en évaluant, dans un esprit critique, la qualité, la cohérence, la précision et la conformité des productions IA au regard de la demande initiale et des exigences réglementaires et environnementale, tout en explicitant la démarche (prompt utilisé, capture, justification), dans une logique d’amélioration continue et de transparence.

Prérequis

- Être titulaire d’un diplôme dans le domaine administratif, gestion ou secrétariat, assistanat PME et/ou une expérience de 2 ans sur un poste administratif ; - Maîtriser les outils PackOffice ; - Maîtriser les outils de recherches sur Internet - Avoir un premier niveau de connaissances de l’organisation et de l’environnement d’un organisme de formation

Voies d’accès

D’après la fiche officielle, les modalités d’accès recensées pour RS7621 sont :

• Après un parcours de formation continue

Financement et lien avec Qualiopi

La préparation à cette certification peut être finançable selon le parcours et le dispositif mobilisé (CPF, plan de développement des compétences, financements publics ou mutualisés). L’éligibilité au CPF doit être vérifiée sur Mon Compte Formation et auprès de l’organisme concerné.

Pour mobiliser des fonds publics ou mutualisés, l’organisme de formation doit être certifié Qualiopi. Cette certification est nécessaire pour l’accès aux financements, mais elle ne suffit pas à autoriser à elle seule la délivrance de cette certification, qui relève du certificateur.

Certificateurs

RS7621 est portée par Formites.

En pratique pour un organisme de formation

Pour proposer un parcours préparant à RS7621, un organisme doit vérifier les conditions de partenariat ou d’habilitation auprès du certificateur compétent, s’assurer que son offre couvre les capacités attestées par la fiche, et — pour mobiliser des financements publics ou mutualisés — être certifié Qualiopi.

Échéance d’enregistrement

L’enregistrement de RS7621 au Répertoire Spécifique est valable jusqu’au 26/06/2029. Cette échéance n’interdit pas la certification : elle peut faire l’objet d’un renouvellement. Vérifiez l’état à jour de la fiche sur France Compétences avant tout engagement.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que la certification RS7621 ?

RS7621 « Assurer la gestion administrative d’un organisme de formation » est une certification enregistrée au Répertoire Spécifique (RS) de France Compétences. Le RS recense des certifications et habilitations correspondant à des compétences complémentaires (sécurité, compétences transversales, habilitations réglementaires). Son enregistrement est valable jusqu’au 26/06/2029.

Qui délivre cette certification ?

Cette certification est portée par Formites. Un organisme de formation qui souhaite la préparer doit vérifier les conditions de partenariat ou d’habilitation auprès du certificateur.

Quelles sont les voies d’accès ?

D’après la fiche officielle, les modalités d’accès recensées sont : Après un parcours de formation continue. Les conditions exactes dépendent du certificateur et doivent être vérifiées auprès de celui-ci.

Comment financer la préparation à cette certification ?

La préparation peut être finançable selon le parcours et le dispositif mobilisé. L’éligibilité au CPF doit être vérifiée sur Mon Compte Formation et auprès de l’organisme concerné. L’accès à certains financements publics ou mutualisés suppose que l’organisme soit certifié Qualiopi.

Jusqu’à quand cette certification est-elle enregistrée ?

L’enregistrement au Répertoire Spécifique est valable jusqu’au 26/06/2029. Cette échéance peut faire l’objet d’un renouvellement : il convient de vérifier l’état à jour de la fiche sur France Compétences.

Source officielle : fiche RS7621 sur France Compétences. Données open data.